Auditoría de proveedores para pequeñas empresas

Todo negocio depende de otros. Una panadería depende de quien le vende la harina, una agencia de su proveedor de alojamiento, una tienda de su servicio de mensajería. Cuando uno falla, su cliente no culpa al proveedor: le culpa a usted. Por eso conviene saber cómo trabajan sus proveedores clave antes de que algo salga mal.

Una auditoría de proveedores es simplemente una mirada estructurada a cómo un proveedor cumple lo que promete. Para una pequeña empresa puede ser ligera, rápida y amistosa. El objetivo es confianza con pruebas, no sospecha.

Empiece con una lista y una clasificación

Anote a todos aquellos a quienes compra. De cada uno, apunte qué compra, cuánto gasta y qué les pasa a sus clientes si fallan. Después clasifíquelos por riesgo:

• Alto: no puede sustituirlos con facilidad, o su fallo detiene su trabajo o perjudica a un cliente. Ejemplos: su fabricante principal, su proveedor de alojamiento del software, quien gestiona los pagos o los datos de sus clientes.
• Medio: su fallo duele, pero puede sortearlo en unos días.
• Bajo: puede cambiar con poco esfuerzo.

Dedique primero su esfuerzo al grupo alto. Para el grupo bajo, basta con echar un vistazo a las opiniones y revisar las facturas.

Decida qué importa en cada caso

Las preguntas dependen de lo que suministren. Algunos temas aparecen a menudo:

1. Entrega. ¿Entregan lo correcto, a tiempo? ¿Le avisan pronto cuando no pueden?
2. Calidad. ¿Cómo comprueban su trabajo? ¿Qué pasa cuando algo está mal?
3. Capacidad y continuidad. ¿Qué ocurre si enferma su persona clave o si su sede queda fuera de uso? ¿Tienen un plan de respaldo?
4. Legal y seguridad. ¿Pueden hacer legalmente lo que hacen? ¿Tienen las licencias, los seguros o los certificados que exige el trabajo?
5. Información y datos. ¿Tratan datos suyos o de sus clientes? ¿Cómo se protegen, dónde se guardan y quién puede verlos?
6. Personas y ética. ¿Tratan con justicia a sus trabajadores y cumplen la ley? Esto importa más en unos oficios que en otros.

Elija los tres o cuatro que más importen para cada proveedor de riesgo alto.

Elija el método

Tiene tres niveles de esfuerzo.

Un cuestionario. Envíe una lista corta de preguntas y pida pruebas con las respuestas: un certificado, una política, un registro de ejemplo. Diez preguntas bastan. Es rápido para ambas partes y le deja algo que archivar.

Una llamada o visita por vídeo. Pídales que le enseñen cómo hacen el trabajo. "¿Puede mostrarme cómo pasa un pedido de la recepción al envío?" Ver revela más que leer.

Una visita presencial. Para proveedores cuyo fallo sería grave. Dígales con antelación qué quiere ver y a quién quiere conocer. Lleve una lista de comprobación breve y tome notas.

En todos los casos, mantenga un tono de colaboración. A la mayoría de los proveedores les gusta un cliente que se preocupa por la calidad.

Haga preguntas que exijan pruebas

"¿Tienen un proceso de calidad?" recibe un sí. "Envíenos su procedimiento para tratar un lote defectuoso y un ejemplo del último año" recibe la verdad. En cada respuesta, pregunte qué la demuestra.

Puede usar un certificado reconocido como ISO 9001 o ISO 27001 como una prueba más. Compruebe que esté vigente, que cubra el trabajo que compra y que lo haya emitido un organismo real. Un certificado no sustituye que usted mismo mire aquello en lo que se apoya.

Registre y valore

Por cada pregunta, anote el resultado: cumple lo que necesita, lo cumple en parte, no lo cumple o no procede. Escriba lo que vio o recibió. Después dé al proveedor una valoración global: aprobado, aprobado con condiciones o no aprobado.

Sea justo y coherente. Juzgue a cada proveedor con el mismo criterio para su nivel de riesgo.

Acuerden juntos las acciones

Si encuentra carencias, compártalas pronto y con claridad, con las pruebas, y acuerden acciones con un responsable y una fecha: envían un certificado que faltaba, añaden una comprobación, confirman un plan de respaldo. Dé seguimiento a las fechas. Una carencia grave en un proveedor de riesgo alto puede significar un plan para cambiar de proveedor, así que empiece a buscar antes de que sea necesario.

Ponga por escrito lo que espera donde importe. Un acuerdo de nivel de servicio establece qué se mide y qué ocurre cuando no se alcanzan los objetivos, y una orden de compra fija qué compra y cuándo. Si está eligiendo entre varios proveedores, un correo de solicitud de presupuesto pide a todos la misma información.

Revise con un ritmo

Los proveedores cambian. Fije una fecha de revisión para cada uno: cada año para los de riesgo alto, cada dos o tres años para los medios. Revise también después de cualquier problema grave, un cambio de propietario, un traslado o un cambio en lo que le suministran. Conserve el último cuestionario y las notas para ver qué ha cambiado.

No olvide las señales sutiles

Entre auditorías, escuche. Respuestas tardías, rotación de personal, cambios de entrega sin aviso, peticiones de pago anticipado y respuestas vagas pueden ser señales de problemas. Anótelas y pregunte.

Dónde ayuda nerix

Controles (acceso anticipado) incluye un control de proveedores entre sus ocho planes listos. El plan puede abrir el control por sí solo unos días antes de su fecha, con las preguntas ya rellenadas. Cada pregunta lleva la evidencia que se pide, usted elige un resultado y escribe lo que vio, y una incidencia se convierte en una tarea en Trabajo con un responsable y una fecha límite.

Guarde los certificados y las políticas del proveedor en su biblioteca, donde puede buscarlos y hacer preguntas a nerix con la página de la que sale cada respuesta. Por ejemplo, "¿Cuándo caduca este certificado?" nerix puede equivocarse o pasar por alto un detalle, así que abra la página citada antes de fiarse.

En resumen

Haga una lista de sus proveedores y clasifíquelos por riesgo. Revise los de riesgo alto en lo que más importa para el trabajo, con pruebas. Registre resultados justos, acuerde acciones con fechas y revise con un ritmo.