NDA unilaterale o reciproco, accordo di riservatezza e quando usare l'uno o l'altro

Un accordo di riservatezza, o NDA (dall'inglese non-disclosure agreement), è la promessa di mantenere private certe informazioni. Lo firmi prima di condividere qualcosa che non vuoi sentire ripetere: il piano di un prodotto, un elenco clienti, un listino, una proposta, il modo in cui funziona la tua attività. È uno dei contratti più brevi del mondo degli affari e uno dei più fraintesi.

Qui vediamo cosa fa un NDA, quando ne basta uno unilaterale e quando uno reciproco è più equo, e quali parti leggere con attenzione prima di firmarlo o inviarlo. Sono informazioni generali, non una consulenza legale. Le regole cambiano tra paesi e stati, quindi quando c'è molto in gioco fallo guardare a un avvocato del tuo paese.

Cosa fa un NDA e cosa no

Un NDA fa tre cose. Definisce cosa conta come riservato. Dice cosa la parte che riceve può e non può fare con quelle informazioni. E stabilisce cosa succede se qualcuno non mantiene la promessa.

Da solo non rende segrete le informazioni. Se qualcuno è deciso a farne un uso scorretto, l'NDA ti dà una pretesa legale a cose fatte, non un lucchetto. Per questo la prima protezione è sempre condividere meno: dai alle persone ciò che serve allo scopo e non di più, e lascia le parti più delicate per ultime, se proprio vanno condivise.

Un NDA inoltre non trasforma un'idea in una proprietà. Protegge la riservatezza di ciò che hai comunicato. Non impedisce a qualcuno di arrivare per conto proprio alla stessa idea.

NDA unilaterale, una parte condivide e una protegge

In un NDA unilaterale, a volte detto a senso unico, una parte comunica e l'altra riceve. È vincolata solo chi riceve.

Usa un NDA unilaterale quando le informazioni vanno davvero in una sola direzione:

• Stai per mostrare i tuoi piani a un fornitore, a un freelance o a un collaboratore, e loro non hanno nulla di riservato da mostrarti.
• Stai assumendo o inserendo una persona che vedrà i dati dei tuoi clienti.
• Stai spiegando a un'agenzia un lancio non ancora annunciato.
• Un investitore o un acquirente esaminerà i tuoi numeri prima di un accordo.

Il vantaggio è che è breve e semplice, e protegge la parte che ha bisogno di protezione. Il rischio è che possa sembrare sbilanciato se anche l'altra parte condividerà qualcosa. In quel caso un NDA unilaterale lascia le sue informazioni senza protezione, e una controparte corretta ne chiederà uno reciproco.

Il nostro modello di NDA unilaterale gratuito copre questo caso e si scarica in Word o PDF.

NDA reciproco, entrambe le parti condividono ed entrambe proteggono

In un NDA reciproco, a volte detto bilaterale, ciascuna parte può comunicare informazioni e ciascuna promette di proteggere ciò che riceve.

Usa un NDA reciproco quando entrambe le parti si scambieranno informazioni delicate:

• Due aziende stanno valutando una collaborazione o un progetto comune.
• Un'azienda e un fornitore progettano qualcosa insieme.
• Una possibile fusione o un investimento in cui entrambe le parti aprono i conti.
• Due freelance si uniscono per partecipare a un lavoro più grande.

Un NDA reciproco di solito è più facile da concordare, perché nessuna parte sente di prendersi tutto il rischio. Evita anche il momento imbarazzante in cui il primo NDA risulta non coprire ciò che l'altra parte vuole poi condividere. Se non sai quale usare e la discussione potrebbe andare in entrambe le direzioni, un NDA reciproco è il punto di partenza più sicuro.

Ecco il modello di NDA reciproco, anch'esso gratuito e compilabile online.

Le clausole da leggere con attenzione

Qualunque tipo tu usi, sono queste le parti in cui gli accordi differiscono e in cui compaiono i problemi.

Definizione di informazioni riservate

Sono tutto ciò che l'altra parte viene a sapere, o solo ciò che è contrassegnato come "riservato"? Una definizione ampia protegge di più ma può essere più difficile da difendere. Una stretta è più chiara ma può lasciare buchi. Molti accordi coprono le informazioni contrassegnate come riservate e anche quelle che una persona ragionevole capirebbe essere riservate.

Le eccezioni

Quasi ogni NDA esclude le informazioni già pubbliche, quelle che chi riceve già conosceva, quelle che ha sviluppato in modo indipendente o che arrivano da un terzo libero di condividerle. Sono eccezioni normali ed eque. Controlla che ci siano e che non si possano allargare fino a svuotare tutto l'accordo.

Uso consentito

Chi riceve dovrebbe poter usare le informazioni solo per lo scopo dichiarato, per esempio "per valutare una possibile collaborazione". Senza questo, l'accordo dice cosa non deve raccontare agli altri, ma non cosa può farne lui stesso.

Chi altro può vederle

Spesso chi riceve deve condividerle con il proprio personale, consulenti o collaboratori. I buoni accordi lo permettono solo a chi ha bisogno di sapere e ha obblighi analoghi, e rendono responsabile chi riceve di ciò che queste persone fanno.

Quanto dura

Fissa un periodo adatto alle informazioni. La data di lancio di un prodotto smette di essere segreta il giorno del lancio. Un segreto commerciale, come una formula, può richiedere protezione finché resta segreto. Molti accordi usano una durata fissa per le informazioni generali e una protezione più lunga per i segreti commerciali. Una durata troppo lunga può rendere l'accordo più difficile da concordare, e una troppo breve può lasciarti esposto.

Restituzione o distruzione

Cosa succede a documenti e file alla fine? La risposta abituale è che chi riceve li restituisce o li cancella su richiesta e conferma di averlo fatto, con una ragionevole eccezione per le copie che la legge o i backup lo obbligano a conservare.

Legge applicabile e controversie

La legge di quale paese o stato si applica, e dove verrebbe discussa una controversia? Conta più di quanto si pensi quando le due parti sono in luoghi diversi. È anche uno dei punti in cui la consulenza legale locale è più utile.

Errori che rendono inutile un NDA

• Firmarlo dopo l'incontro. L'NDA protegge ciò che viene condiviso dopo la firma. Firma prima.
• Indicare le parti sbagliate. Usa la denominazione legale dell'azienda, non il nome commerciale, e verifica chi firma davvero.
• Uno scopo vago. "Per discussioni commerciali" lascia molto margine a chi riceve. Dì qual è lo scopo.
• Nessun modo di provare cosa è stato condiviso. Tieni un semplice registro di cosa hai comunicato e quando.
• Usare un NDA per coprire tutto. Se un accordo cerca di proteggere ogni cosa, i tribunali e le controparti lo prendono meno sul serio. Proteggi ciò che conta davvero.

Prima di inviarlo o firmarlo

Poniti quattro domande. Cosa sto proteggendo esattamente? Le informazioni vanno in una direzione o in entrambe? Per quanto tempo restano sensibili? Questo accordo è adatto alla legge del posto in cui ci troviamo?

Per uno scambio semplice e a basso rischio, un modello curato è un buon punto di partenza. Se vuoi adattarne il testo, puoi aprire un modello nella chat di nerix e chiedere modifiche, per esempio una durata più breve, una clausola in più per i collaboratori o una versione più semplice. nerix scrive la bozza, ma non è un avvocato e non conosce la legge del posto in cui ti trovi. Per qualsiasi cosa con denaro vero o un vero segreto commerciale dietro, fai leggere la versione finale a un avvocato qualificato.

Un NDA è un documento piccolo che dà il tono a un rapporto. Uno chiaro ed equo, firmato prima che inizi la condivisione, di solito fa guadagnare più fiducia di quanta costi.