Umowa o świadczenie usług serwisowych
Niniejsza umowa zostaje zawarta w dniu 7 listopada 2026 między:
- NorthStar Facility Services Ltd, z siedzibą pod adresem Unit 7, Kingsway Park, Cardiff CF10 1AA, Wielka Brytania („Usługodawca”); oraz
- Aldous Dental Practice Ltd, z siedzibą lub miejscem zamieszkania pod adresem 18 Queen Street, Cardiff CF10 2BU, Wielka Brytania („Klient”).
Klient pragnie, aby Usługodawca prowadził obsługę wskazanych poniżej urządzeń lub obiektu, a Usługodawca zgadza się to czynić na niniejszych warunkach.
1. Co jest objęte
1.1 Usługodawca będzie prowadził obsługę następujących elementów („Elementy objęte umową”) w 18 Queen Street, Cardiff CF10 2BU („Obiekt”):
- 2 klimatyzatory (Daikin, zainstalowane w 2022 r., numery seryjne w załączniku)
- kocioł grzewczy i grzejniki
- sprężarka i system odsysania
- oświetlenie awaryjne i centrala sygnalizacji pożaru
1.2 Zmiana Elementów objętych umową wymaga pisemnego porozumienia. Jeżeli Klient dodaje element, Usługodawca może najpierw go sprawdzić, a strony uzgodnią ewentualną zmianę opłaty. Usługodawca może odmówić objęcia elementu, który jest niebezpieczny, nie nadaje się już do naprawy lub nie został wykonany według uznanej normy, i poinformuje Klienta o przyczynie.
1.3 Usługodawca nie odpowiada za nic, co nie jest Elementem objętym umową, nawet jeśli jest z nim połączone.
2. Usługi
2.1 Usługodawca będzie wykonywał następujące czynności serwisowe („Usługi”): przeglądy, czyszczenie, smarowanie, regulacja, testy, wymiana filtrów, kontrole bezpieczeństwa oraz usuwanie usterek, zgodnie z listą kontrolną konserwacji przekazaną Zamawiającemu przez Usługodawcę.
2.2 Zaplanowane wizyty. Usługodawca wykona cztery wizyty w roku, po jednej w każdym kwartale, w terminach uzgodnionych co najmniej 7 dni wcześniej. Usługodawca przekaże Klientowi krótki pisemny raport po każdej wizycie, wymieniając, co zostało wykonane, co stwierdzono, jakie części użyto oraz wszelkie zalecenia. Jeżeli Klienta nie będzie w Obiekcie w uzgodnionym czasie i Usługodawca nie będzie mógł wejść, Usługodawca może obciążyć Klienta opłatą za wizytę tak, jakby została wykonana, i nie musi odbywać kolejnej wizyty, dopóki nie zostanie ona ponownie uzgodniona.
2.3 Awarie. Klient zgłosi Usługodawcy awarię za pomocą danych kontaktowych podanych przez Usługodawcę, z jasnym opisem usterki. Usługodawca zakwalifikuje awarię, działając rozsądnie, w następujący sposób:
- pilna: Element objęty umową przestał działać lub nie można go używać, albo stanowi zagrożenie dla osób lub mienia;
- zwykła: każda inna awaria.
2.4 Czasy reakcji i usunięcia awarii. Godziny serwisowe to od 8:00 do 18:00, od poniedziałku do piątku, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy. Poniższe czasy biegną wyłącznie w godzinach serwisowych od chwili otrzymania zgłoszenia Klienta:
| Priorytet | Reakcja Usługodawcy | Usunięcie awarii przez Usługodawcę |
|---|---|---|
| Pilna | w ciągu 4 godzin roboczych | w ciągu 24 godzin lub rozwiązanie tymczasowe w ciągu 8 godzin |
| Zwykła | w ciągu 2 dni roboczych | w ciągu 5 dni roboczych |
„Reakcja” oznacza, że wykwalifikowana osoba skontaktowała się z Klientem, a gdy awaria tego wymaga, jest w drodze do Obiektu. „Usunięcie awarii” oznacza, że Element objęty umową ponownie działa, w pełni lub dzięki bezpiecznemu rozwiązaniu tymczasowemu, a pełna naprawa nastąpi tak szybko, jak to rozsądnie możliwe.
2.5 Jeżeli Usługodawca nie może dotrzymać terminu z przyczyn od niego niezależnych, takich jak część, którą trzeba zamówić u producenta, Usługodawca niezwłocznie poinformuje Klienta, poda przyczynę i poda nowy termin.
2.6 Usługodawca będzie wykonywał Usługi z wiedzą i starannością oczekiwaną od kompetentnego przedsiębiorstwa serwisowego, przy użyciu przeszkolonego i wykwalifikowanego personelu, zgodnie z instrukcjami producenta oraz wszelkimi mającymi zastosowanie przepisami prawa, kodeksami i normami bezpieczeństwa, i będzie posiadał wszelkie licencje wymagane przez prawo do wykonywania prac.
2.7 Usługodawca może korzystać z podwykonawców i odpowiada za ich pracę.
3. Obowiązki Klienta
3.1 Klient zapewni Usługodawcy bezpieczny dostęp do Elementów objętych umową i do Obiektu w uzgodnionych terminach, wraz z mediami, takimi jak energia elektryczna i woda, niezbędnymi do wykonania prac, oraz osobę uprawnioną do podejmowania decyzji.
3.2 Klient będzie używał Elementów objętych umową zgodnie z przeznaczeniem producenta i rozsądnymi instrukcjami Usługodawcy, będzie przechowywał je w odpowiednim miejscu i stanie oraz nie pozwoli nikomu innemu ich naprawiać ani zmieniać bez zgody Usługodawcy. Jeżeli ktoś inny to zrobi, Usługodawca może odmówić dalszego świadczenia Usług dla tych elementów do czasu ich sprawdzenia, na koszt Klienta.
3.3 Klient niezwłocznie poinformuje Usługodawcę o każdej awarii, uszkodzeniu, problemie z bezpieczeństwem lub zmianie sposobu używania Elementów objętych umową oraz zaprzestanie używania elementu, który jest niebezpieczny.
3.4 Klient odpowiada za kopie zapasowe swoich danych, za czyszczenie i usuwanie wszelkich prywatnych treści z urządzeń przed ich zabraniem przez Usługodawcę oraz za własne zasady bezpieczeństwa Obiektu, które przekaże Usługodawcy z odpowiednim wyprzedzeniem.
4. Części i materiały eksploatacyjne
4.1 Części i materiały eksploatacyjne
4.2 Części montowane przez Usługodawcę są nowe lub odnowione do tego samego standardu, dobrej jakości i odpowiednie do Elementów objętych umową. Usługodawca udzieli gwarancji na swoją pracę i montowane części przez 90 dni i bezpłatnie naprawi lub wymieni część, która w tym czasie ulegnie awarii z powodu wady części lub pracy.
4.3 Części wymienione przez Usługodawcę stają się własnością Usługodawcy, chyba że Klient poprosi o ich zatrzymanie. Usługodawca usunie je zgodnie z prawem.
4.4 Jeżeli część nie jest już produkowana, Usługodawca może użyć części o podobnym standardzie i poinformuje Klienta, jeżeli Element objęty umową nie będzie już mógł być utrzymywany w należytym stanie. Usługodawca może zalecić wymianę elementu pod koniec jego okresu użytkowania, a koszt nie jest objęty opłatą.
5. Co nie jest objęte
5.1 Opłata nie obejmuje poniższych pozycji, a Klient zapłaci za nie dodatkowo według stawki z sekcji 6.4:
- awarii lub uszkodzeń spowodowanych niewłaściwym użyciem, wypadkiem, zaniedbaniem, wandalizmem, kradzieżą, pożarem, powodzią, wyładowaniem atmosferycznym, przepięciami, szkodnikami lub siłą wyższą;
- awarii spowodowanych przez osobę inną niż Usługodawca, która naprawia, zmienia lub przemieszcza Element objęty umową;
- awarii spowodowanych awarią dostaw energii elektrycznej, wody, gazu, sieci lub innego zasilania albo awarią elementu, który nie jest Elementem objętym umową;
- uszkodzeń kosmetycznych i zużycia powłok, chyba że wpływa to na działanie elementu;
- wymiany całego Elementu objętego umową, który nie nadaje się już do ekonomicznej naprawy, modernizacji i ulepszeń;
- prac wymaganych zmianą prawa lub przez organ;
- kosztu testów i certyfikatów wydawanych przez zewnętrzny organ;
- wizyt poza godzinami serwisowymi, chyba że niniejsza umowa stanowi inaczej; oraz
- wszelkich prac zleconych przez Klienta, które wykraczają poza sekcję 2.
5.2 Usługodawca poinformuje Klienta przed wykonaniem jakichkolwiek prac wykraczających poza Usługi i nie wykona ich bez pisemnej zgody Klienta, która może być wyrażona pocztą elektroniczną. W sytuacji awaryjnej, aby zapobiec niebezpieczeństwu lub poważnym szkodom, Usługodawca może podjąć niezbędne kroki i niezwłocznie poinformuje o tym Klienta.
6. Opłaty i płatność
6.1 Klient zapłaci Usługodawcy opłatę w wysokości 2 400 GBP rocznie za Usługi. Usługodawca wystawi fakturę w czterech równych częściach, na początku każdego kwartału. Wszystkie kwoty są w funty szterlingi.
6.2 Klient zapłaci każdą fakturę w terminie 30 dni od jej otrzymania, bez jakichkolwiek potrąceń lub odliczeń, z wyjątkiem kwoty spornej w dobrej wierze, w którym to przypadku Klient zapłaci resztę w terminie i pisemnie poinformuje Usługodawcę o sporze.
6.3 Wszystkie kwoty nie obejmują podatku VAT, podatku od sprzedaży ani podobnych podatków, które Klient zapłaci dodatkowo, jeżeli będą należne. Jeżeli prawo wymaga, aby Klient potrącił podatek u źródła, Klient potrąci go, zapłaci w terminie i przekaże Usługodawcy urzędowe pokwitowanie.
6.4 Prace poza niniejszą Umową, które Klient zatwierdził, są rozliczane według zwykłych stawek godzinowych Usługodawcy, o których poinformuje on Klienta przed wykonaniem prac, a materiały rozliczane są zgodnie z sekcją 4.
6.5 Od kwoty nieopłaconej w terminie nalicza się odsetki w wysokości 4% rocznie ponad stopę bazową banku centralnego kraju waluty płatności. Jeżeli kwota pozostanie nieopłacona 14 dni po pisemnym przypomnieniu, Usługodawca może zawiesić świadczenie Usług do czasu jej zapłaty, a terminy określone w sekcji 2.4 nie mają zastosowania w okresie zawieszenia.
6.6 Usługodawca może podnieść opłatę przy przedłużeniu o nie więcej niż 5%, informując o tym pisemnie 90 dni przed przedłużeniem.
7. Dokumentacja i raporty
7.1 Usługodawca będzie prowadził rejestr każdej wizyty i usterki, zawierający daty, wykonane prace, użyte części i osobę, która je wykonała, przez co najmniej 5 lat albo przez okres wymagany przepisami prawa, i na żądanie przekaże Klientowi kopię wraz z wszelkimi wynikami testów i certyfikatami bezpieczeństwa, które sporządził.
7.2 Klient może wykorzystywać dokumentację do wykazania zgodności z prawem i wymaganiami ubezpieczycieli. Usługodawca będzie zachowywał poufność dokumentacji Klienta oraz danych, o których dowie się w związku z Usługami, i będzie wykorzystywał je wyłącznie do świadczenia Usług.
8. Gwarancje
8.1 Usługodawca zapewnia, że posiada umiejętności, kwalifikacje, licencje i ubezpieczenie niezbędne do świadczenia Usług oraz prawo do zawarcia niniejszej Umowy.
8.2 Klient zapewnia, że jest właścicielem Przedmiotów objętych Umową albo ma prawo do ich konserwacji oraz do umożliwienia Usługodawcy wejścia na Obiekt.
8.3 Poza zapewnieniami zawartymi w niniejszej Umowie Usługodawca nie udziela żadnych innych gwarancji w zakresie dopuszczalnym przez prawo. Usługodawca nie zapewnia, że Przedmiot objęty Umową będzie działał bez przerwy lub bez usterek.
9. Odpowiedzialność i ubezpieczenie
9.1 Usługodawca odpowiada za szkody w mieniu Klienta oraz za obrażenia ciała osób na Obiekcie, które Usługodawca lub jego personel spowodują wskutek zaniedbania lub naruszenia niniejszej Umowy, i zwolni Klienta z roszczeń osób trzecich z tego tytułu.
9.2 Klient zwolni Usługodawcę z roszczeń osób trzecich wynikających z korzystania przez Klienta z Przedmiotów objętych Umową, z naruszenia przez Klienta niniejszej Umowy albo z zagrożenia na Obiekcie, o którym Klient wiedział i o którym nie poinformował Usługodawcy.
9.3 Żadna ze stron nie odpowiada wobec drugiej strony za szkodę pośrednią, utratę zysków, utratę działalności lub danych ani inne szkody, których nie można było racjonalnie przewidzieć. Łączna odpowiedzialność Usługodawcy na podstawie niniejszej Umowy w dowolnym roku, niezależnie od podstawy jej powstania, jest ograniczona do dwukrotność opłaty rocznej. Powyższe nie ogranicza odpowiedzialności za śmierć lub obrażenia ciała spowodowane zaniedbaniem, za oszustwo ani za inne przypadki, w których ograniczenie odpowiedzialności jest niedopuszczalne przez prawo.
9.4 Usługodawca będzie utrzymywał ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej wobec osób trzecich na kwotę zwyczajowo przyjętą dla przedsiębiorstw tego rodzaju, u renomowanego ubezpieczyciela, przez cały okres obowiązywania Umowy, i na żądanie przekaże Klientowi kopię certyfikatu ubezpieczenia. Klient będzie ubezpieczał Przedmioty objęte Umową oraz Obiekt.
10. Okres obowiązywania i rozwiązanie Umowy
10.1 Niniejsza Umowa rozpoczyna się w dniu 1 stycznia 2027 r. i obowiązuje przez 12 miesięcy od daty rozpoczęcia, chyba że zostanie wcześniej rozwiązana na podstawie niniejszej sekcji.
10.2 Umowa ulega odnowieniu w następujący sposób:
automatycznie na kolejne okresy 12 miesięcy, chyba że któraś ze stron złoży pisemne wypowiedzenie 60 dni przed końcem bieżącego okresu
W przeciwnym razie kończy się z upływem okresu obowiązywania, a strony mogą ją przedłużyć wyłącznie w drodze pisemnego porozumienia.
10.3 Każda ze stron może natychmiast rozwiązać niniejszą Umowę w drodze pisemnego powiadomienia, jeżeli druga strona istotnie naruszy Umowę i, w przypadku gdy naruszenie można usunąć, nie usunie go w terminie 21 dni od pisemnego wezwania do jego usunięcia, albo jeżeli druga strona stanie się niewypłacalna lub zaprzestanie prowadzenia działalności.
10.4 Klient może rozwiązać Umowę w odniesieniu do przedmiotu objętego Umową, który sprzedaje lub usuwa z Obiektu, za 30-dniowym pisemnym powiadomieniem, a opłata ulega sprawiedliwemu obniżeniu.
10.5 Po rozwiązaniu Umowy Usługodawca zwróci Klientowi całe jego mienie i klucze, przekaże dokumentację, o której mowa w sekcji 7, i otrzyma zapłatę za Usługi wykonane do dnia rozwiązania. Klient zapłaci wszystkie należne kwoty. Jeżeli Klient rozwiąże Umowę przed terminem bez prawa do tego, zapłaci opłatę za pozostałą część opłaconego okresu.
10.6 Sekcje 4.2, 6, 7, 9 i 11 pozostają w mocy po rozwiązaniu niniejszej Umowy.
11. Postanowienia ogólne
- Powiadomienia muszą być w formie pisemnej i mogą być wysyłane pocztą elektroniczną lub doręczane na adresy wskazane na początku niniejszej Umowy albo na inny adres, o którym jedna strona poinformowała drugą na piśmie.
- Usługodawca jest niezależnym wykonawcą, a nie pracownikiem, agentem ani partnerem Klienta.
- Żadna ze stron nie może przenieść niniejszej Umowy na inną osobę bez pisemnej zgody drugiej strony, której nie można bezpodstawnie odmówić. Sprzedaż Obiektu stanowi podstawę do wyrażenia zgody.
- Żadna ze stron nie odpowiada za niewykonanie lub opóźnienie spowodowane zdarzeniem pozostającym poza jej rozsądną kontrolą, innym niż brak zapłaty, jeżeli niezwłocznie poinformuje o tym drugą stronę i podejmie wszelkie możliwe działania, aby ograniczyć skutki.
- Niniejsza Umowa stanowi całość porozumienia stron w zakresie Usług. Zastępuje wszystkie wcześniejsze ustalenia ustne i pisemne i może być zmieniona wyłącznie na piśmie podpisanym przez obie strony.
- Jeżeli jakiekolwiek postanowienie niniejszej Umowy jest niewykonalne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy.
- Strona, która nie skorzysta z prawa niezwłocznie, nie zrzeka się go.
- Niniejsza Umowa może zostać podpisana w odrębnych egzemplarzach oraz elektronicznie, które łącznie stanowią jedną umowę.
12. Prawo właściwe i spory
Niniejsza Umowa oraz wszelkie wynikające z niej spory podlegają prawu Anglia i Walia. Strony najpierw podejmą próbę polubownego rozstrzygnięcia sporu, prowadząc w dobrej wierze negocjacje przez 30 dni od pisemnego powiadomienia o sporze przez jedną ze stron.
Miejscem rozstrzygania wszelkich sporów wynikających z niniejszej Umowy jest Cardiff. Sposób rozstrzygania sporów
Podpisy
W imieniu Usługodawcy: NorthStar Facility Services Ltd
Imię i nazwisko oraz stanowisko: ______________
Podpis: ______________
Data: ______________
W imieniu Klienta: Aldous Dental Practice Ltd
Imię i nazwisko oraz stanowisko: ______________
Podpis: ______________
Data: ______________