Umowa powierzenia przetwarzania danych

Klientem jest organizacja będąca właścicielem przestrzeni roboczej oraz administratorem danych osobowych, które wprowadza do nerix.ai (a gdy działa w imieniu własnych klientów, podmiotem przetwarzającym te dane). Respiresoft LLC, 32 N Gould St, Sheridan, WY 82801, Stany Zjednoczone, jest podmiotem przetwarzającym.

Niniejsza umowa obejmuje dane osobowe w przestrzeni roboczej klienta: dokumenty, rozmowy, arkusze, zapisy pracy, spotkania i nagrania, osadzenia biblioteki, imiona i adresy e-mail członków oraz dziennik audytu. Nie obejmuje danych osobowych, dla których nerix sam określa cele, takich jak konto logowania osoby lub zapisy rozliczeniowe. Opisano je w polityce prywatności.

Jeżeli niniejsza umowa i Warunki są sprzeczne w kwestii danych osobowych, pierwszeństwo ma niniejsza umowa.

nerix przetwarza dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie klienta. Poleceniami są Warunki, niniejsza umowa, ustawienia wybierane przez klienta w produkcie (na przykład region AI, dostawcy, okresy przechowywania i ukrywanie nazw przed AI) oraz to, o co jego członkowie proszą produkt. Obejmuje to przekazywanie do państwa trzeciego: odbywa się ono wyłącznie w zakresie dozwolonym przez te polecenia i listę podprocesorów.

nerix niezwłocznie informuje klienta, jeśli uzna, że polecenie narusza prawo ochrony danych. Jeżeli prawo wymaga od nerix innego przetwarzania, nerix najpierw informuje klienta, chyba że prawo tego zabrania.

Każda osoba w nerix, która może uzyskać dostęp do danych osobowych klienta, jest związana pisemnym obowiązkiem poufności, otrzymuje dostęp tylko wtedy, gdy wymaga tego praca, a każde zapoznanie się pracownika z rozmową klienta jest odnotowywane w dzienniku audytu klienta.

nerix stosuje środki z art. 32 GDPR. Załącznik 2 wymienia te, które istnieją obecnie. nerix może je zmieniać, jeżeli poziom ochrony nie ulegnie obniżeniu.

Klient udziela ogólnego pisemnego upoważnienia dla podprocesorów wymienionych w Załączniku 1. nerix wiąże każdego z nich takimi samymi obowiązkami w zakresie ochrony danych w drodze umowy i pozostaje wobec klienta w pełni odpowiedzialny za nich.

nerix informuje właściciela każdej przestrzeni roboczej co najmniej 30 dni przed dodaniem lub zastąpieniem podprocesora, w produkcie i pocztą e-mail, oraz aktualizuje publiczną listę na nerix.ai/legal/subprocessors. Klient może wnieść uzasadniony sprzeciw dotyczący ochrony danych w ciągu tych 30 dni. nerix stara się wtedy oferować usługę bez tego podprocesora, na przykład utrzymując przestrzeń roboczą u dostawców wyłącznie z EU. Jeśli nie jest to możliwe, klient może zakończyć umowę i otrzymuje zwrot opłat przedpłaconych za niewykorzystany czas.

Klient wybiera region AI i dostawców dla własnej przestrzeni roboczej. Dostawca, którego klient sam włączy w Ustawieniach, jest własnym wyborem klienta, a nie zmianą dokonaną przez nerix.

Dane klienta są przechowywane w Unii Europejskiej (Francja, a zaszyfrowane pliki i kopie zapasowe w Holandii). nerix ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych. Jeżeli dane osobowe są przekazywane do państwa trzeciego bez decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo są z takiego państwa dostępne, strony uzgadniają standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej (decyzja (EU) 2021/914) w następujący sposób. Moduł drugi (administrator do podmiotu przetwarzającego) ma zastosowanie, gdy klient jest administratorem, a moduł trzeci (podmiot przetwarzający do podmiotu przetwarzającego), gdy klient sam jest podmiotem przetwarzającym. Stanowią one część niniejszej umowy przez odesłanie.

• Klauzula 7 (klauzula o przystąpieniu): włączona.
• Klauzula 9(a): opcja 2, ogólne upoważnienie, z 30-dniowym powiadomieniem w sekcji 6.
• Klauzula 11(a): fakultatywny niezależny organ rozstrzygania sporów nie ma zastosowania.
• Klauzula 17: prawo Republiki Irlandii. Klauzula 18(b): sądy Irlandii.
• Strony w Załączniku I.A określono w sekcji 1; Załącznik I.B to sekcja 2; właściwym organem nadzorczym jest organ państwa członkowskiego siedziby klienta (a jeśli klient nie ma siedziby, irlandzka Komisja Ochrony Danych). Załącznik II to Załącznik 2 poniżej. Załącznik III to Załącznik 1 poniżej.

W odniesieniu do danych osobowych objętych UK GDPR strony uzgadniają także Międzynarodowy aneks do standardowych klauzul umownych EU dotyczący przekazywania danych wydany przez brytyjskiego Komisarza ds. Informacji (wersja B1.0, obowiązująca od 21 marca 2022 r.). Jego tabele są wypełniane na podstawie tej sekcji i załączników, a każda ze stron może go zakończyć zgodnie z jego sekcją 19.

W odniesieniu do danych osobowych objętych szwajcarską ustawą o ochronie danych zastosowanie mają standardowe klauzule umowne z następującymi zmianami: właściwym organem jest szwajcarski Federalny Komisarz ds. Ochrony Danych i Informacji; odesłania do GDPR obejmują ustawę szwajcarską; miejscem jurysdykcji dla roszczeń osób w Szwajcarii jest Szwajcaria; a „państwo członkowskie” nie uniemożliwia osobie w Szwajcarii wytoczenia powództwa w miejscu jej zwykłego pobytu.

Jeżeli nerix posiada certyfikację w ramach EU-US Data Privacy Framework dla danego przekazywania, certyfikacja ta jest głównym zabezpieczeniem, a standardowe klauzule umowne stosuje się jako rozwiązanie rezerwowe, jeśli ramy przestaną być ważne. Wniosek organu rządowego o dostęp jest obsługiwany zgodnie z standardowymi klauzulami umownymi: nerix kwestionuje wnioski niezgodne z prawem, ujawnia możliwie najmniej i informuje klienta, chyba że prawo tego zabrania.

Jeżeli osoba zwróci się do nerix w sprawie danych, które nerix przechowuje dla klienta, nerix nie odpowiada merytorycznie i przekazuje wniosek klientowi bez zbędnej zwłoki (w ciągu pięciu dni roboczych). nerix udostępnia klientowi narzędzia pomocy: eksport przestrzeni roboczej i danych własnego konta jednej osoby, usuwanie, sprostowanie i dziennik audytu. Poza tym nerix pomaga z uzasadnionym wysiłkiem i bezpłatnie, gdy zadanie jest niewielkie.

nerix informuje właściciela każdego objętego obszaru roboczego bez zbędnej zwłoki i najpóźniej w ciągu 24 godzin od powzięcia wiedzy o naruszeniu ochrony danych osobowych, które dotyczy danych Klienta, w produkcie oraz pocztą e-mail. Zawiadomienie zawiera to, co wiadomo: co się stało, jakie dane i mniej więcej ile osób, prawdopodobne skutki, co nerix zrobił i co zaleca Klientowi zrobić. Kolejne fakty są przekazywane w miarę ich ustalania. nerix prowadzi rejestr naruszeń i przekazuje Klientowi to, czego potrzebuje do własnego zgłoszenia organowi (art. 33) i osobom, których dane dotyczą (art. 34).

nerix pomaga Klientowi w zakresie bezpieczeństwa, zgłaszania naruszeń, ocen skutków dla ochrony danych i uprzednich konsultacji, uwzględniając to, co może zaobserwować. Na żądanie nerix udostępnia podsumowanie swojej oceny skutków dla ochrony danych dotyczącej funkcji AI.

Klient może w każdej chwili bezpłatnie wyeksportować cały obszar roboczy z Ustawień (dokumenty w plikach źródłowych, konwersacje, Arkusze, rekordy, dziennik audytu) oraz może usuwać dane i sam obszar roboczy. Po zakończeniu umowy nerix przechowuje obszar roboczy przez okres odzyskiwania wynoszący co najmniej 30 dni, aby Klient mógł go wyeksportować, a następnie usuwa dane osobowe, w tym kopie zapasowe, w ciągu kolejnych 30 dni, chyba że prawo wymaga od nerix ich przechowywania. nerix potwierdza usunięcie na żądanie.

nerix przekazuje Klientowi informacje potrzebne do wykazania, że art. 28 jest spełniony, i pozwala Klientowi lub wyznaczonemu przez niego audytorowi przeprowadzić kontrolę po 30-dniowym powiadomieniu, w godzinach pracy, z zachowaniem poufności, nie częściej niż raz w roku, chyba że naruszenie lub organ wymagają częstszych kontroli, i na koszt Klienta. nerix może w pierwszej kolejności zadośćuczynić temu obowiązkowi, udostępniając aktualne niezależne raporty i swoje odpowiedzi na kwestionariusz bezpieczeństwa Klienta.

Odpowiedzialność na podstawie niniejszej umowy podlega Warunkom, z tym że nic nie ogranicza odpowiedzialności, której nie można ograniczyć przepisami prawa, a standardowe klauzule umowne (SCC), w zakresie, w jakim mają zastosowanie, mają pierwszeństwo przed wszystkimi innymi postanowieniami. Niniejsza umowa podlega prawu Republiki Irlandii w odniesieniu do SCC, a w pozostałym zakresie Warunkom.

Klient akceptuje niniejszą umowę w produkcie: właściciel obszaru roboczego potwierdza ją, a nerix rejestruje datę, wersję i osobę, która dokonała akceptacji. Nowa wersja jest pokazywana właścicielowi wraz z informacją o zmianach i ma zastosowanie po jej zaakceptowaniu; zaakceptowana wersja pozostaje widoczna w Ustawieniach. Klienci Enterprise mogą poprosić o kopię z miejscami na podpisy. Pytania: info@nerix.ai.

Aktualna jest lista publiczna dostępna pod adresem nerix.ai/legal/subprocessors. Na dzień tej wersji:

Te środki są obecnie stosowane w produkcie.

• Rozdzielenie klientów: każdy rekord zawiera swój obszar roboczy, a każde zapytanie w kodzie musi wskazywać obszar roboczy, w przeciwnym razie kończy się niepowodzeniem; pliki są przechowywane osobno dla każdego obszaru roboczego.
• Szyfrowanie: połączenia korzystają z TLS. Klucze dostawców i przechowywane dane uwierzytelniające Klientów są szyfrowane szyfrowaniem kopertowym, klucz główny jest przechowywany poza bazą danych w pliku, który może odczytać wyłącznie usługa.
• Dostęp: logowanie hasłem, kluczami dostępu (passkeys) lub przez Google albo GitHub; logowanie dwuetapowe; role właściciela, administratora, członka i przeglądającego; sesje można wyświetlić i zakończyć; klucze API można natychmiast unieważnić.
• Dostęp pracowników: odrębna tożsamość pracowników z własnym logowaniem i drugim etapem logowania; pracownicy widzą konwersację Klienta tylko po podaniu zapisanego powodu, a każde sprawdzenie jest zapisywane w dzienniku audytu Klienta; podszywanie się jest pokazywane Klientowi w dzienniku audytu.
• Dziennik audytu: rejestr tylko dopisujący, kto co zrobił w obszarze roboczym, z możliwością eksportu; przechowywany przez okres retencji ustawiony przez właściciela.
• Bezpieczeństwo AI: imiona i nazwiska osób oraz nazwy klientów, a także dane osobowe, takie jak adresy e-mail, numery telefonów i numery kont, mogą być zastępowane kodami, zanim tekst dotrze do modelu, i przywracane w odpowiedzi; właściciele mogą zablokować to ustawienie; dostawca modelu nigdy nie może trenować na danych Klienta; region AI można ograniczyć wyłącznie do UE lub do modeli na naszych własnych serwerach.
• Przechowywanie i usuwanie: właściciel może ustawić, jak długo przechowywane są dokumenty i konwersacje, po czym są one usuwane przez usługę; usunięcie usuwa pliki z dysku, a nie tylko wiersze; usunięcie obszaru roboczego następuje po 30-dniowym okresie karencji.
• Kopie zapasowe: przechowywane w UE; usunięte dane opuszczają kopie zapasowe w ciągu 30 dni.
• Odporność: odrębne procesy dla strony internetowej, pracy w tle i centrum AI, kontrole stanu i ponowne uruchamianie bez utraty zadań; zmiany są testowane przed wydaniem.
• Proces naruszeń: pisemna procedura, rejestr, powiadamianie objętych właścicieli w ciągu 24 godzin oraz komunikat bezpieczeństwa w produkcie.
• Personel: obowiązek zachowania poufności i dostęp wyłącznie wtedy, gdy wymaga tego praca.