Databehandleraftale

Kunden er den organisation, der ejer arbejdsområdet, og som er dataansvarlig for de personoplysninger, den lægger i nerix.ai (samt databehandler for disse, når den handler for sine egne kunder). Respiresoft LLC, 32 N Gould St, Sheridan, WY 82801, USA, er databehandler.

Denne aftale omfatter personoplysninger i kundens arbejdsområde: dokumenter, samtaler, regneark, arbejdsposter, møder og optagelser, indlejringer i biblioteket, medlemmers navne og e-mailadresser samt revisionsloggen. Den omfatter ikke personoplysninger, hvor nerix selv fastlægger formålene, såsom en persons login-konto eller faktureringsoplysninger. Disse er beskrevet i privatlivspolitikken.

Hvis denne aftale og Vilkårene er uenige om personoplysninger, har denne aftale forrang.

nerix behandler kun personoplysninger efter kundens dokumenterede instruktioner. Vilkårene, denne aftale, de indstillinger, kunden vælger i produktet (for eksempel AI-regionen, udbyderne, opbevaringsperioderne og skjulning af navne for AI'en), og hvad medlemmerne beder produktet om at gøre, er instruktionerne. Det omfatter overførsler til tredjelande: de sker kun i det omfang, disse instruktioner og listen over underdatabehandlere tillader.

nerix underretter straks kunden, hvis nerix mener, at en instruktion er i strid med databeskyttelsesretten. Hvis loven kræver, at nerix behandler på en anden måde, underretter nerix først kunden, medmindre loven forbyder det.

Alle hos nerix, der kan få adgang til kundens personoplysninger, er bundet af en skriftlig fortrolighedsforpligtelse, får kun adgang, når arbejdet kræver det, og enhver medarbejders gennemsyn af en kundes samtale registreres i kundens egen revisionslog.

nerix iværksætter de foranstaltninger, der kræves efter artikel 32 i GDPR. Bilag 2 oplister dem, der findes i dag. nerix kan ændre dem, hvis beskyttelsesniveauet ikke sænkes.

Kunden giver generel skriftlig tilladelse til underdatabehandlerne i Bilag 1. nerix binder hver af dem kontraktuelt til de samme databeskyttelsesforpligtelser og forbliver fuldt ansvarlig over for kunden for dem.

nerix underretter ejeren af hvert arbejdsområde mindst 30 dage, før nerix tilføjer eller erstatter en underdatabehandler, i produktet og pr. e-mail, og opdaterer den offentlige liste på nerix.ai/legal/subprocessors. Kunden kan gøre indsigelse af rimelige databeskyttelseshensyn inden for disse 30 dage. nerix forsøger derefter at levere tjenesten uden den pågældende underdatabehandler, for eksempel ved at holde arbejdsområdet på udbydere, der kun er i EU. Hvis det ikke er muligt, kan kunden opsige aftalen og får tilbagebetalt forudbetalte gebyrer for den tid, der ikke er brugt.

En kunde vælger selv AI-regionen og udbyderne til sit eget arbejdsområde. En udbyder, som kunden selv slår til i Indstillinger, er kundens eget valg og ikke en ændring foretaget af nerix.

Kundedata opbevares i Den Europæiske Union (Frankrig, med krypterede filer og backup i Nederlandene). nerix er etableret i USA. Når personoplysninger overføres til eller tilgås fra et land uden en tilstrækkelighedsafgørelse, aftaler parterne Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (afgørelse (EU) 2021/914) som følger. Modul To (dataansvarlig til databehandler) gælder, når kunden er dataansvarlig, og Modul Tre (databehandler til databehandler) gælder, når kunden selv er databehandler. De er en del af denne aftale ved henvisning.

• Klausul 7 (tiltrædelsesklausul): medtaget.
• Klausul 9(a): valgmulighed 2, generel tilladelse, med 30 dages varsel i punkt 6.
• Klausul 11(a): det valgfrie uafhængige tvistbilæggelsesorgan anvendes ikke.
• Klausul 17: lovgivningen i Republikken Irland. Klausul 18(b): domstolene i Irland.
• Parterne i Bilag I.A fremgår af punkt 1; Bilag I.B er punkt 2; den kompetente tilsynsmyndighed er den, der hører til kundens etablering (eller, hvis der ikke er nogen, den irske databeskyttelseskommission). Bilag II er Bilag 2 nedenfor. Bilag III er Bilag 1 nedenfor.

For personoplysninger, der er omfattet af UK GDPR, aftaler parterne også det internationale dataoverførselsaddendum til EU's SCC'er, som er udstedt af UK Information Commissioner (version B1.0, i kraft 21. marts 2022). Dets tabeller udfyldes ud fra dette punkt og bilagene, og hver af parterne kan opsige det efter dets punkt 19.

For personoplysninger, der er omfattet af den schweiziske databeskyttelseslov, gælder SCC'erne med disse ændringer: den schweiziske føderale databeskyttelses- og informationskommissær er den kompetente myndighed; henvisninger til GDPR omfatter den schweiziske lov; værnetinget for krav fra personer i Schweiz er Schweiz; og »medlemsstat« er ikke til hinder for, at en person i Schweiz sagsøger på sit sædvanlige opholdssted.

Hvis nerix er certificeret under EU-US Data Privacy Framework for overførslen, er denne certificering den primære garanti, og SCC'erne gælder som reserve, hvis rammen ophører med at være gyldig. En anmodning om myndighedsadgang håndteres, som SCC'erne siger: nerix bestrider anmodninger, der er ulovlige, videregiver mindst muligt og underretter kunden, medmindre loven forbyder det.

Hvis en person spørger nerix om data, som nerix opbevarer for kunden, svarer nerix ikke på sagens realitet, men sender anmodningen videre til kunden uden unødig forsinkelse (inden for fem arbejdsdage). nerix giver kunden værktøjer til at hjælpe: eksport af et arbejdsområde og af en persons egne kontooplysninger, sletning, berigtigelse og revisionsloggen. Ud over disse hjælper nerix med rimelig indsats og uden beregning, når det er en lille opgave.

nerix underretter ejeren af hvert berørt arbejdsområde uden unødig forsinkelse og senest 24 timer efter, at nerix bliver bekendt med et brud på persondatasikkerheden, der berører kundens data, i produktet og via e-mail. Underretningen indeholder det, der er kendt: hvad der er sket, hvilke data og omtrent hvor mange personer der er berørt, de sandsynlige konsekvenser, hvad nerix har gjort, og hvad nerix anbefaler kunden at gøre. Yderligere oplysninger følger, efterhånden som de bliver kendt. nerix fører et register over brud og giver kunden det, den har brug for til sin egen anmeldelse til myndigheden (artikel 33) og underretning af de berørte personer (artikel 34).

nerix hjælper kunden med sikkerhed, underretning om brud, konsekvensanalyser vedrørende databeskyttelse og forudgående høring under hensyntagen til det, nerix kan se. nerix stiller efter anmodning en oversigt til rådighed over sin konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse af AI-funktionerne.

Kunden kan til enhver tid eksportere hele arbejdsområdet vederlagsfrit fra Indstillinger (dokumenter i deres oprindelige filer, samtaler, regneark, poster, revisionsspor) og kan slette data og selve arbejdsområdet. Når kontrakten ophører, opbevarer nerix arbejdsområdet i en henteperiode på mindst 30 dage, så kunden kan eksportere det, og sletter derefter personoplysningerne, herunder sikkerhedskopier, inden for yderligere 30 dage, medmindre loven kræver, at nerix opbevarer dem. nerix bekræfter sletningen efter anmodning.

nerix giver kunden de oplysninger, der er nødvendige for at dokumentere, at artikel 28 er opfyldt, og giver kunden eller en revisor, som kunden udpeger, adgang til at inspicere dette med 30 dages varsel, i arbejdstiden, under fortrolighed, højst én gang om året, medmindre et brud eller en myndighed kræver mere, og for kundens regning. nerix kan først opfylde dette med aktuelle uafhængige rapporter og sine svar på kundens sikkerhedsspørgeskema.

Ansvar efter denne aftale følger Vilkårene, bortset fra at intet begrænser ansvar, som ikke kan begrænses ved lov, og SCC'erne har, hvor de finder anvendelse, forrang for alt andet. Denne aftale er for SCC'ernes vedkommende underlagt lovgivningen i Republikken Irland og i øvrigt Vilkårene.

Kunden accepterer denne aftale i produktet: ejeren af arbejdsområdet bekræfter den, og nerix registrerer datoen, versionen og hvem der accepterede. En ny version vises for ejeren med oplysning om, hvad der er ændret, og gælder, når den er accepteret; den accepterede version forbliver synlig i Indstillinger. Enterprisekunder kan anmode om en kopi med underskriftslinjer. Spørgsmål: info@nerix.ai.

Den offentlige liste på nerix.ai/legal/subprocessors er den gældende. På datoen for denne version:

Disse foranstaltninger findes i produktet i dag.

• Adskillelse af kunder: hver post bærer sit arbejdsområde, og hver forespørgsel i koden skal angive arbejdsområdet, ellers fejler den; filer opbevares pr. arbejdsområde.
• Kryptering: forbindelser bruger TLS. Udbydernøgler og kunders gemte adgangsoplysninger krypteres med konvolutkryptering, og hovednøglen opbevares uden for databasen i en fil, som kun tjenesten kan læse.
• Adgang: login med adgangskode, adgangsnøgler eller Google eller GitHub; to-trins login; roller som ejer, administrator, medlem og læser; sessioner kan vises og afsluttes; API-nøgler kan tilbagekaldes med det samme.
• Medarbejderadgang: separat medarbejderidentitet med eget login og andet trin; medarbejdere kan kun se en kundes samtale med en registreret begrundelse, og hvert opslag skrives til kundens revisionsspor; indtræden som bruger vises for kunden i revisionssporet.
• Revisionsspor: en registrering, der kun kan tilføjes, over hvem der gjorde hvad i arbejdsområdet, med eksportmuligheder; opbevares i den opbevaringsperiode, som ejeren fastsætter.
• AI-sikkerhed: navne på personer og klienter samt personlige oplysninger som e-mailadresser og telefon- og kontonumre kan erstattes med koder, før teksten når en model, og sættes tilbage i svaret; ejere kan låse denne indstilling; en modeludbyder må aldrig træne på kundedata; AI-regionen kan begrænses til kun EU eller til modeller på vores egne servere.
• Opbevaring og sletning: ejeren kan fastsætte, hvor længe dokumenter og samtaler opbevares, hvorefter tjenesten sletter dem; sletning fjerner filer fra disken, ikke kun rækker; sletning af et arbejdsområde gennemføres efter en frist på 30 dage.
• Sikkerhedskopier: opbevares i EU; slettede data forlader sikkerhedskopierne inden for 30 dage.
• Robusthed: separate processer til web, baggrundsarbejde og AI-hub, sundhedstjek og genstarter uden at opgaver tabes; ændringer testes før udgivelse.
• Brudprocedure: en skriftlig beredskabsplan, et register, underretning til berørte ejere inden for 24 timer og en sikkerhedsmeddelelse i produktet.
• Personale: tavshedspligt og adgang kun, når arbejdet kræver det.