Emails de cobrança que realmente fazem os clientes pagar

Cobrar dinheiro é desconfortável, e a maioria das pessoas vai adiando. O custo desse atraso é real: quanto mais tempo uma fatura fica por pagar, menos provável é que venha a ser paga, e mais isso prejudica a sua tesouraria. A boa notícia é que a maioria dos atrasos não é hostil. As pessoas esquecem-se, a fatura foi para a pessoa errada, uma aprovação ficou parada. Um lembrete calmo e claro, enviado a tempo, resolve quase todos.

Abaixo encontra uma sequência de emails de cobrança, o que dizer em cada um, com um modelo para cada fase, e quando deixar de ser apenas cordial e passar a ser formal.

Comece antes de haver um problema

O melhor lembrete é aquele que nunca precisa de enviar. Quase tudo o que faz com que as faturas sejam pagas a tempo acontece antes de estarem em atraso:

• Acorde as condições por escrito. A data de vencimento, o valor e a forma de pagar devem constar do orçamento ou do contrato, e ser repetidos na fatura.
• Emita a fatura sem demora. Uma fatura enviada um mês depois do trabalho chega quando o cliente já deixou de pensar no assunto.
• Facilite o pagamento. Ponha os dados bancários ou uma ligação de pagamento num sítio onde não passem despercebidos. Indique o número da fatura a usar como referência.
• Envie-a à pessoa certa. Pergunte quem aprova e paga as faturas e dirija-a a essa pessoa, e não apenas a quem trabalha consigo.
• Seja coerente. Se cobra a uns clientes e a outros não, eles reparam.

O nosso modelo de fatura gratuito cobre o essencial, e há um modelo de lembrete de pagamento pronto para o passo seguinte.

Uma sequência que funciona

Escolha um ritmo, escreva-o e siga-o com todos. Eis um ritmo sensato. Ajuste os dias às suas condições.

Antes do vencimento: um aviso simpático (opcional)

Três a cinco dias antes do vencimento, uma nota curta: "Só um lembrete de que a fatura 1042, de 1.200 EUR, vence a 14 de novembro. Os dados bancários constam da fatura. Diga-me se precisarem de alguma coisa da nossa parte." Nem toda a gente o faz. Ajuda sobretudo com clientes novos e faturas de valor elevado.

No dia seguinte: um lembrete simples

No dia a seguir ao vencimento, envie uma mensagem curta e neutra. Parta do princípio de que foi um lapso. "Segundo os nossos registos, a fatura 1042 venceu ontem e ainda não foi paga. Pode ter-se cruzado com o seu pagamento. Se assim for, obrigado, e por favor ignore esta mensagem. Segue a fatura novamente em anexo, para sua comodidade."

Uma semana depois: um seguimento claro

Se não houver resposta, escreva outra vez, ainda com cordialidade, mas de forma mais direta. Indique a fatura, o valor, a data de vencimento original e há quantos dias está em atraso. Peça uma ação concreta e uma data: "Por favor, diga-me até sexta-feira quando será feito o pagamento, ou se há algo que o esteja a atrasar."

Duas a três semanas depois: um aviso firme

Mude o tom, não as boas maneiras. Deixe explícito que este é o segundo ou o terceiro lembrete. Diga o que fará a seguir: suspender trabalho adicional, aplicar a penalização por atraso que o seu contrato permite ou enviar uma interpelação formal. "Se não recebermos o pagamento até 28 de novembro, teremos de suspender o trabalho no projeto em curso."

Depois disso: a interpelação formal

Se um cliente que claramente recebeu a fatura continua sem pagar, o passo seguinte é uma carta de interpelação formal. Reafirma por escrito os factos, o valor, o prazo e as consequências. A nossa carta de interpelação por fatura por pagar é um ponto de partida cuidadoso. Antes de enviar uma, ou de considerar a cobrança ou uma ação judicial, verifique o que se aplica onde está e pondere pedir aconselhamento a um profissional. As regras sobre juros, encargos e notificações variam muito.

O que todos os lembretes devem conter

Em qualquer fase, inclua os mesmos dados, para que o leitor possa agir sem ter de procurar nada:

1. O número e a data da fatura.
2. O valor e a moeda.
3. A data de vencimento original.
4. Como pagar, com a referência a usar.
5. A fatura novamente em anexo. Nunca os obrigue a procurá-la.
6. Um pedido claro, com uma data.
7. Uma forma de o contactar se houver algum problema.

Seja breve. Um lembrete que obriga a deslocar o ecrã não será lido até ao fim.

Tom: firme não é mal-educado

Pode ser simpático e claro ao mesmo tempo. Alguns princípios:

• Parta da boa-fé, no início. A maioria dos atrasos tem razões inocentes, e um tom acusatório deixa as pessoas na defensiva.
• Seja concreto, não emotivo. "A fatura está em atraso há 12 dias" é melhor do que "Estou muito desiludido".
• Não ameace o que não vai fazer. Se diz que vai suspender o trabalho, esteja pronto para o fazer.
• Mantenha todas as mensagens nos factos. Pode vir a precisar destes emails mais tarde. Escreva cada um como se um terceiro o fosse ler.
• Agradeça quando pagarem. Não custa nada e mantém a relação intacta.

Telefone, também

O email é um bom registo, mas um telefonema curto ou uma mensagem pode desbloquear um pagamento em minutos, sobretudo quando o problema é de processo e não de intenção. Depois do segundo lembrete, pondere telefonar e depois enviar um email com um resumo: "Obrigado pelo telefonema. Conforme combinado, o pagamento da fatura 1042 será feito a 21 de novembro."

Quando o cliente diz que ainda não pode pagar

Por vezes a resposta é sincera: falta dinheiro em caixa. Tem opções, e é melhor escolher uma do que deixar a fatura envelhecer:

• Uma prorrogação curta, por escrito, com uma nova data.
• Um plano de pagamento, com valores e datas, confirmado por escrito.
• Um pagamento parcial agora e o resto mais tarde.

O que quer que combine, ponha-o num email e peça que o confirmem. Uma promessa vaga não ajuda ninguém. Se oferecer um plano, pense no que fará se a primeira data falhar.

Usar IA para redigir lembretes

O nerix pode escrevê-los por si. Peça no chat que escreva um email, diga-lhe o número da fatura, o valor, a data de vencimento e o atraso, e indique o tom que quer. Ele escreve o rascunho, e o que não pode saber, como um nome ou um valor, fica em branco para você preencher. Depois pode torná-lo mais curto, mais caloroso ou mais firme com um clique, e copiá-lo ou abri-lo na sua aplicação de email para enviar.

Dois limites honestos. O nerix não é um sistema de contabilidade nem de faturação, por isso não sabe quais das suas faturas estão em atraso a menos que lho diga, e não as cobra por si segundo um calendário. Mantenha esse controlo na sua ferramenta de contabilidade ou numa lista simples. E não é um advogado: antes de qualquer carta de interpelação ou passo de cobrança, verifique quais são as regras onde está.

Em resumo

Defina condições claras. Emita as faturas sem demora e envie-as à pessoa certa. Siga uma sequência regular: um aviso prévio, um lembrete simples, um seguimento claro, um aviso firme e, por fim, uma interpelação formal. Mantenha cada mensagem curta, concreta e cordial, com a fatura novamente em anexo. A maioria dos clientes paga quando é fácil pagar e é claro que vai haver seguimento.