Fizetési emlékeztető e-mail, amely tényleg hozza a pénzt

A pénz utáni érdeklődés kínos, ezért a legtöbben halogatják. A halogatásnak valódi ára van: minél tovább áll kifizetetlenül egy számla, annál kisebb az esélye, hogy egyáltalán kifizetik, és annál jobban fáj a készpénzforgalmadnak. A jó hír, hogy a legtöbb késés nem ellenséges szándékú. Az emberek elfelejtik, a számla rossz embernek megy, egy jóváhagyás elakad. Egy nyugodt, világos, időben küldött emlékeztető ezek többségét megoldja.

Lent egy fizetési emlékeztető e-mail sorozat található: mit írj az egyesekben, mintával minden szakaszhoz, és mikor kell az udvariasságról a hivatalos hangnemre váltani.

Kezdd még a gond előtt

A legjobb emlékeztető az, amelyet soha nem kell elküldened. A számlák időben történő kifizetéséhez szükséges dolgok nagy része még a késés előtt eldől:

• Rögzítsd írásban a feltételeket. A fizetési határidőnek, az összegnek és a fizetés módjának szerepelnie kell az árajánlatban vagy a szerződésben, és meg kell ismételni a számlán.
• Számlázz azonnal. Az a számla, amely a munka után egy hónappal érkezik, akkor jön, amikor az ügyfél már nem gondol rá.
• Tedd egyszerűvé a fizetést. A bankszámlaadatokat vagy a fizetési hivatkozást úgy tedd ki, hogy ne lehessen elnézni. Add meg a számlaszámot, amelyet közleménynek kell használni.
• A megfelelő embernek küldd. Kérdezd meg, ki hagyja jóvá és ki fizeti a számlákat, és neki címezd, ne csak annak, akivel dolgozol.
• Légy következetes. Ha egyes ügyfeleket sürgetsz, másokat nem, az feltűnik nekik.

Az ingyenes számlasablonunk lefedi a lényeget, a következő lépéshez pedig kész a fizetési emlékeztető sablon.

Egy működő sorozat

Válassz egy ritmust, írd le, és mindenkivel kövesd. Íme egy észszerű. A napokat igazítsd a saját feltételeidhez.

A határidő előtt: barátságos figyelmeztetés (nem kötelező)

Három-öt nappal a határidő előtt egy rövid üzenet: „Csak emlékeztetőül: az 1042. számú, 1 200 EUR összegű számla november 14-én esedékes. A bankszámlaadatok a számlán vannak. Szóljon, ha bármire szüksége van a részünkről.” Nem mindenki csinálja ezt. Új ügyfeleknél és nagy számláknál segít a legtöbbet.

Másnap: egyszerű emlékeztető

A határidő után egy nappal küldj rövid, semleges üzenetet. Feltételezz figyelmetlenséget. „Nyilvántartásunk szerint az 1042. számú számla tegnap esedékes volt, és még nem érkezett meg a kifizetése. Lehet, hogy keresztezte a befizetését. Ha így van, köszönjük, és kérjük, ne vegye figyelembe ezt az üzenetet. A kényelme érdekében a számlát újra mellékeltük.”

Egy hét után: világos utánkövetés

Ha nincs válasz, írj újra, továbbra is udvariasan, de közvetlenebbül. Add meg a számlát, az összeget, az eredeti határidőt és azt, hogy hány napja késik. Kérj konkrét lépést és dátumot: „Kérem, jelezze péntekig, mikor történik meg a fizetés, vagy ha valami akadályozza.”

Két-három hét után: határozott felszólítás

Változtass a hangnemen, de ne az illemen. Mondd ki egyértelműen, hogy ez a második vagy harmadik emlékeztető. Add meg, mit fogsz tenni következő lépésként: szüneteltetsz további munkát, felszámolod a megállapodásotok által megengedett késedelmi díjat, vagy hivatalos fizetési felszólítást küldesz. „Ha november 28-ig nem érkezik meg a kifizetés, kénytelenek leszünk szüneteltetni a jelenlegi projekten végzett munkát.”

Ezután: a hivatalos fizetési felszólítás

Ha egy ügyfél, aki bizonyosan megkapta a számlát, még mindig nem fizet, a következő lépés a hivatalos fizetési felszólítás. Írásban megismétli a tényeket, az összeget, a határidőt és a következményeket. A kifizetetlen számlára szóló fizetési felszólításunk gondos kiindulópont. Mielőtt elküldesz egyet, vagy behajtásban vagy jogi lépésekben gondolkodsz, nézd meg, mi vonatkozik rád a saját országodban, és fontold meg, hogy szakembert kérdezel. A kamatra, a díjakra és az értesítésekre vonatkozó szabályok nagyon eltérnek.

Mit tartalmazzon minden emlékeztető

A szakasztól függetlenül ugyanazokat az adatokat add meg, hogy az olvasó bármit utánanézés nélkül megtehessen:

1. A számla száma és kelte.
2. Az összeg és a pénznem.
3. Az eredeti fizetési határidő.
4. A fizetés módja, a használandó közleménnyel.
5. A számla újra mellékelve. Soha ne kelljen keresniük.
6. Egy világos kérés, dátummal.
7. Egy elérhetőség, ha gond van.

Tartsd rövidre. Azt az emlékeztetőt, amelyet görgetni kell, nem olvassák végig.

Hangnem: a határozott nem durva

Lehetsz kedves és világos egyszerre. Néhány alapelv:

• Eleinte feltételezz jóhiszeműséget. A legtöbb késésnek ártatlan oka van, a vádló hangnem pedig védekezésre készteti az embereket.
• Légy konkrét, ne érzelmes. „A számla 12 napja késik” jobb, mint „nagyon csalódott vagyok”.
• Ne fenyegess olyannal, amit nem teszel meg. Ha azt mondod, hogy szünetelteted a munkát, legyél rá kész.
• Minden üzenet maradjon a tényeknél. Ezekre az e-mailekre később szükséged lehet. Mindegyiket úgy írd meg, mintha egy harmadik fél is elolvasná.
• Köszönd meg, amikor fizetnek. Nem kerül semmibe, és megőrzi a kapcsolatot.

Telefonon is

Az e-mail jó nyom, de egy rövid telefonhívás vagy üzenet percek alatt megmozdíthat egy kifizetést, főleg ha a gond a folyamatban van, nem a szándékban. A második emlékeztető után fontold meg a telefonálást, és követd e-mailben egy összefoglalóval: „Köszönöm a beszélgetést. Ahogy megbeszéltük, az 1042. számú számla kifizetése november 21-én történik meg.”

Ha az ügyfél azt mondja, hogy még nem tud fizetni

Néha a válasz őszinte: szűkös a pénz. Vannak lehetőségeid, és jobb választani egyet, mint hagyni, hogy a számla öregedjen:

• Rövid halasztás, írásban, új dátummal.
• Részletfizetési terv, összegekkel és dátumokkal, írásban megerősítve.
• Részleges fizetés most, a többi később.

Bármiben egyeztek meg, írd le e-mailben, és kérd, hogy erősítsék meg. A homályos ígéret senkinek sem segít. Ha tervet ajánlasz, gondold végig, mit teszel, ha az első dátumot elmulasztják.

MI az emlékeztetők megírásához

A nerix megírhatja ezeket helyetted. Kérd a csevegésben, hogy írjon e-mailt, mondd meg neki a számla számát, az összeget, a határidőt és a késés mértékét, és hogy milyen hangnemet szeretnél. Megírja a vázlatot, amit pedig nem tudhat, például egy nevet vagy összeget, azt üresen hagyja, hogy kitöltsd. Utána egy kattintással rövidebbé, melegebbé vagy határozottabbá teheted, majd kimásolhatod, vagy megnyithatod az e-mail alkalmazásodban a küldéshez.

Két őszinte korlát. A nerix nem könyvelő- vagy számlázórendszer, ezért nem tudja, melyik számláid késnek, hacsak nem mondod meg neki, és nem üldözi helyetted őket ütemezve. Ezt a nyomon követést tartsd a könyvelőeszközödben vagy egy egyszerű listában. És nem ügyvéd: bármilyen fizetési felszólítás vagy behajtási lépés előtt nézd meg, mik a szabályok a saját országodban.

A rövid változat

Határozz meg világos feltételeket. A számlát azonnal és a megfelelő embernek küldd. Kövess egyenletes sorozatot: figyelmeztetés, egyszerű emlékeztető, világos utánkövetés, határozott felszólítás, majd hivatalos fizetési felszólítás. Minden üzenet legyen rövid, konkrét és udvarias, a számla újra mellékelve. A legtöbb ügyfél fizet, ha könnyű fizetni, és világos, hogy követni fogod.