Email υπενθύμισης πληρωμής που πραγματικά φέρνουν την πληρωμή

Το κυνήγι των οφειλών είναι άβολο και οι περισσότεροι το αναβάλλουν. Η καθυστέρηση όμως κοστίζει: όσο περισσότερο μένει απλήρωτο ένα τιμολόγιο, τόσο λιγότερες οι πιθανότητες να πληρωθεί και τόσο περισσότερο πονάει η ταμειακή σας ροή. Τα καλά νέα: οι περισσότερες καθυστερήσεις δεν είναι εχθρικές. Οι άνθρωποι ξεχνούν, ένα τιμολόγιο πηγαίνει σε λάθος πρόσωπο, μια έγκριση κολλάει. Μια ήρεμη, καθαρή υπενθύμιση που στέλνεται εγκαίρως λύνει τα περισσότερα.

Παρακάτω θα βρείτε μια σειρά από email υπενθύμισης πληρωμής, τι να λέτε σε καθένα, με πρότυπο για κάθε στάδιο, και πότε να σταματήσετε να είστε απλώς ευγενικοί και να γίνετε επίσημοι.

Ξεκινήστε πριν υπάρξει πρόβλημα

Η καλύτερη υπενθύμιση είναι αυτή που δεν χρειάστηκε ποτέ να στείλετε. Τα περισσότερα που φέρνουν πληρωμή στην ώρα της γίνονται πριν το τιμολόγιο καθυστερήσει:

• Συμφωνήστε τους όρους γραπτώς. Η ημερομηνία λήξης, το ποσό και ο τρόπος πληρωμής πρέπει να αναγράφονται στην προσφορά τιμής ή στη σύμβαση και να επαναλαμβάνονται στο τιμολόγιο.
• Τιμολογήστε άμεσα. Ένα τιμολόγιο που στέλνεται έναν μήνα μετά τη δουλειά φτάνει όταν ο πελάτης έχει πάψει να το σκέφτεται.
• Κάντε την πληρωμή εύκολη. Βάλτε τα στοιχεία τράπεζας ή έναν σύνδεσμο πληρωμής εκεί που δεν χάνονται. Γράψτε τον αριθμό του τιμολογίου ως αιτιολογία.
• Στείλτε το στο σωστό πρόσωπο. Ρωτήστε ποιος εγκρίνει και πληρώνει τα τιμολόγια και απευθυνθείτε σε αυτόν, όχι μόνο σε όποιον συνεργάζεστε.
• Να είστε συνεπείς. Αν κυνηγάτε κάποιους πελάτες και άλλους όχι, το καταλαβαίνουν.

Το δωρεάν πρότυπο τιμολογίου καλύπτει τα βασικά, και ένα πρότυπο υπενθύμισης πληρωμής είναι έτοιμο για το επόμενο βήμα.

Μια σειρά που δουλεύει

Διαλέξτε έναν ρυθμό, γράψτε τον και εφαρμόστε τον σε όλους. Ένας λογικός ρυθμός είναι ο παρακάτω. Προσαρμόστε τις μέρες στους όρους σας.

Πριν από τη λήξη: ένα φιλικό προειδοποιητικό σημείωμα (προαιρετικό)

Τρεις έως πέντε μέρες πριν από τη λήξη, ένα σύντομο σημείωμα: «Μια υπενθύμιση ότι το τιμολόγιο 1042 ύψους 1.200 EUR λήγει στις 14 Νοεμβρίου. Τα στοιχεία τράπεζας υπάρχουν στο τιμολόγιο. Πείτε μου αν χρειάζεται κάτι από μέρους μας.» Δεν το κάνουν όλοι. Βοηθά περισσότερο με νέους πελάτες και με μεγάλα τιμολόγια.

Την επόμενη μέρα: μια απλή υπενθύμιση

Την επόμενη μέρα μετά τη λήξη, στείλτε ένα σύντομο, ουδέτερο μήνυμα. Υποθέστε παράλειψη. «Σύμφωνα με τα στοιχεία μας, το τιμολόγιο 1042 έληξε χθες και δεν έχει πληρωθεί ακόμα. Μπορεί να διασταυρώθηκε με την πληρωμή σας. Αν συνέβη αυτό, σας ευχαριστούμε και παρακαλούμε αγνοήστε το μήνυμα. Επισυνάπτουμε ξανά το τιμολόγιο για ευκολία.»

Μια εβδομάδα μετά: μια σαφής παρακολούθηση

Αν δεν υπάρξει απάντηση, γράψτε ξανά, πάντα ευγενικά αλλά πιο άμεσα. Αναφέρετε το τιμολόγιο, το ποσό, την αρχική ημερομηνία λήξης και πόσες μέρες καθυστερεί. Ζητήστε συγκεκριμένη ενέργεια και ημερομηνία: «Παρακαλώ ενημερώστε με μέχρι την Παρασκευή πότε θα γίνει η πληρωμή, ή αν κάτι την εμποδίζει.»

Δύο έως τρεις εβδομάδες μετά: μια κατηγορηματική ειδοποίηση

Αλλάξτε τον τόνο, όχι τους τρόπους. Πείτε ρητά ότι αυτή είναι η δεύτερη ή η τρίτη υπενθύμιση. Διευκρινίστε τι θα κάνετε στη συνέχεια: θα διακόψετε την περαιτέρω εργασία, θα προσθέσετε τη χρέωση καθυστέρησης που επιτρέπει η συμφωνία σας ή θα στείλετε επίσημη όχληση. «Αν δεν έχουμε λάβει την πληρωμή μέχρι τις 28 Νοεμβρίου, θα χρειαστεί να διακόψουμε την εργασία στο τρέχον έργο.»

Μετά από αυτό: η επίσημη όχληση

Αν ένας πελάτης που έχει σαφώς παραλάβει το τιμολόγιο εξακολουθεί να μην πληρώνει, το επόμενο βήμα είναι μια επίσημη επιστολή οχλήσεως. Επαναλαμβάνει γραπτώς τα γεγονότα, το ποσό, την προθεσμία και τις συνέπειες. Η επιστολή οχλήσεως για απλήρωτο τιμολόγιο είναι ένα προσεκτικό σημείο εκκίνησης. Πριν στείλετε μία, ή σκεφτείτε είσπραξη ή νομική ενέργεια, ελέγξτε τι ισχύει εκεί που βρίσκεστε και σκεφτείτε να ζητήσετε τη γνώμη επαγγελματία. Οι κανόνες για τόκους, έξοδα και ειδοποιήσεις διαφέρουν πολύ.

Τι πρέπει να περιέχει κάθε υπενθύμιση

Όποιο κι αν είναι το στάδιο, συμπεριλάβετε τα ίδια στοιχεία, ώστε ο αναγνώστης να μπορεί να ενεργήσει χωρίς να ψάξει κάτι:

1. Τον αριθμό και την ημερομηνία του τιμολογίου.
2. Το ποσό και το νόμισμα.
3. Την αρχική ημερομηνία λήξης.
4. Τον τρόπο πληρωμής, με την αιτιολογία που πρέπει να χρησιμοποιηθεί.
5. Το τιμολόγιο επισυναπτόμενο ξανά. Μην τους αναγκάσετε ποτέ να το ψάξουν.
6. Ένα σαφές αίτημα, με ημερομηνία.
7. Έναν τρόπο να σας βρουν αν υπάρχει πρόβλημα.

Κρατήστε το σύντομο. Μια υπενθύμιση που θέλει κύλιση δεν θα διαβαστεί ως το τέλος.

Ύφος: κατηγορηματικός δεν σημαίνει αγενής

Μπορείτε να είστε ευγενικοί και σαφείς ταυτόχρονα. Μερικές αρχές:

• Υποθέστε καλή πίστη στην αρχή. Οι περισσότερες καθυστερήσεις έχουν αθώους λόγους και ένας κατηγορητικός τόνος κάνει τους ανθρώπους αμυντικούς.
• Να είστε συγκεκριμένοι, όχι συναισθηματικοί. Το «το τιμολόγιο καθυστερεί 12 μέρες» είναι καλύτερο από το «είμαι πολύ απογοητευμένος».
• Μην απειλείτε κάτι που δεν θα κάνετε. Αν πείτε ότι θα διακόψετε την εργασία, να είστε έτοιμοι να το κάνετε.
• Κρατήστε κάθε μήνυμα στα γεγονότα. Μπορεί να χρειαστείτε αργότερα αυτά τα email. Γράψτε το καθένα σαν να θα το διαβάσει τρίτος.
• Ευχαριστήστε όταν πληρώσουν. Δεν κοστίζει τίποτα και κρατά τη σχέση άθικτη.

Και τηλέφωνο

Το email είναι καλό αρχείο, αλλά ένα σύντομο τηλεφώνημα ή μήνυμα μπορεί να ξεμπλοκάρει μια πληρωμή σε λίγα λεπτά, ειδικά όταν το πρόβλημα είναι η διαδικασία και όχι η πρόθεση. Μετά τη δεύτερη υπενθύμιση σκεφτείτε να τηλεφωνήσετε και συνεχίστε με email που συνοψίζει: «Ευχαριστώ για το τηλεφώνημα. Όπως συμφωνήσαμε, η πληρωμή του τιμολογίου 1042 θα γίνει στις 21 Νοεμβρίου.»

Όταν ο πελάτης λέει ότι δεν μπορεί να πληρώσει ακόμα

Μερικές φορές η απάντηση είναι ειλικρινής: το ταμείο είναι στεγνό. Έχετε επιλογές και είναι καλύτερο να διαλέξετε μία παρά να αφήσετε το τιμολόγιο να παλιώνει:

• Μια σύντομη παράταση, γραπτώς, με νέα ημερομηνία.
• Ένα πρόγραμμα δόσεων, με ποσά και ημερομηνίες, που επιβεβαιώνεται γραπτώς.
• Μια μερική πληρωμή τώρα και το υπόλοιπο αργότερα.

Ό,τι κι αν συμφωνήσετε, γράψτε το σε email και ζητήστε να το επιβεβαιώσουν. Μια αόριστη υπόσχεση δεν βοηθά κανέναν. Αν προτείνετε πρόγραμμα δόσεων, σκεφτείτε τι θα κάνετε αν χαθεί η πρώτη ημερομηνία.

Χρήση AI για τη σύνταξη υπενθυμίσεων

Το nerix μπορεί να τις γράψει για εσάς. Ζητήστε στη Συνομιλία να γράψει ένα email, πείτε του τον αριθμό του τιμολογίου, το ποσό, την ημερομηνία λήξης και πόσο καθυστερεί, και πείτε τι ύφος θέλετε. Γράφει το προσχέδιο, και ό,τι δεν μπορεί να ξέρει, όπως ένα όνομα ή ένα ποσό, μένει κενό για να το συμπληρώσετε. Μετά μπορείτε να το κάνετε πιο σύντομο, πιο ζεστό ή πιο κατηγορηματικό με ένα κλικ, και να το αντιγράψετε ή να το ανοίξετε στην εφαρμογή email σας για αποστολή.

Δύο ειλικρινή όρια. Το nerix δεν είναι σύστημα λογιστικής ή τιμολόγησης, οπότε δεν ξέρει ποια από τα τιμολόγιά σας καθυστερούν αν δεν του το πείτε, και δεν τα κυνηγά για εσάς με πρόγραμμα. Κρατήστε αυτή την παρακολούθηση στο λογιστικό σας εργαλείο ή σε μια απλή λίστα. Και δεν είναι δικηγόρος: πριν από οποιαδήποτε επιστολή οχλήσεως ή βήμα είσπραξης, ελέγξτε ποιοι κανόνες ισχύουν εκεί που βρίσκεστε.

Εν συντομία

Ορίστε καθαρούς όρους. Στείλτε τα τιμολόγια άμεσα και στο σωστό πρόσωπο. Ακολουθήστε μια σταθερή σειρά: ένα προειδοποιητικό σημείωμα, μια απλή υπενθύμιση, μια σαφής παρακολούθηση, μια κατηγορηματική ειδοποίηση και μετά μια επίσημη όχληση. Κρατήστε κάθε μήνυμα σύντομο, συγκεκριμένο και ευγενικό, με το τιμολόγιο επισυναπτόμενο ξανά. Οι περισσότεροι πελάτες πληρώνουν όταν η πληρωμή είναι εύκολη και είναι σαφές ότι θα ακολουθήσετε.