Ödemenizi aldıran ödeme hatırlatma e-postaları

Para peşinde koşmak can sıkıcıdır ve çoğu kişi bunu erteler. Bu gecikmenin bedeli gerçektir: bir fatura ne kadar uzun süre ödenmeden kalırsa ödenme ihtimali o kadar azalır ve nakit akışınız o kadar zarar görür. İyi haber şu ki geç ödemelerin çoğu düşmanca değildir. İnsanlar unutur, fatura yanlış kişiye gider, bir onay takılıp kalır. Zamanında gönderilmiş sakin ve net bir hatırlatma bunların çoğunu çözer.

Aşağıda bir dizi ödeme hatırlatma e-postası var: her birinde ne söyleneceği, her aşama için bir örnek metin ve nezaketi bırakıp resmi davranmaya ne zaman başlanacağı.

Sorun çıkmadan önce başlayın

En iyi hatırlatma, hiç göndermeniz gerekmeyendir. Faturaların zamanında ödenmesini sağlayan şeylerin çoğu, geç kalmadan önce yapılır:

• Koşulları yazılı olarak kararlaştırın. Vade tarihi, tutar ve ödeme şekli teklifte veya sözleşmede yazılmalı ve faturada tekrarlanmalıdır.
• Faturayı vakit kaybetmeden kesin. İşten bir ay sonra gönderilen fatura, müşteri artık o işi düşünmezken ulaşır.
• Ödemeyi kolaylaştırın. Banka bilgilerini ya da ödeme bağlantısını gözden kaçmayacak bir yere koyun. Açıklama olarak kullanılacak fatura numarasını belirtin.
• Doğru kişiye gönderin. Faturaları kimin onayladığını ve ödediğini sorun ve yalnızca birlikte çalıştığınız kişiye değil, ona hitap edin.
• Tutarlı olun. Bazı müşterilerin ödemesini takip edip bazılarını etmezseniz bunu fark ederler.

Ücretsiz fatura şablonumuz temel unsurları kapsar ve bir sonraki adım için bir ödeme hatırlatma şablonu hazırdır.

İşe yarayan bir dizi

Bir ritim seçin, yazın ve herkes için uygulayın. Makul bir örnek aşağıda. Günleri kendi koşullarınıza göre ayarlayın.

Vadeden önce: dostane bir uyarı (isteğe bağlı)

Vadeye üç ila beş gün kala kısa bir not: "1.200 EUR tutarındaki 1042 numaralı faturanın vadesinin 14 Kasım olduğunu hatırlatmak isterim. Banka bilgileri faturada yer alıyor. Bizden bir şey gerekiyorsa lütfen haber verin." Herkes bunu yapmaz. En çok yeni müşterilerde ve büyük faturalarda işe yarar.

Ertesi gün: sade bir hatırlatma

Vade tarihinden sonraki gün kısa ve tarafsız bir mesaj gönderin. Bir gözden kaçma olduğunu varsayın. "Kayıtlarımıza göre 1042 numaralı faturanın vadesi dün doldu ve henüz ödenmedi. Ödemenizle çakışmış olabilir. Öyleyse teşekkür ederiz, lütfen bu mesajı dikkate almayın. Kolaylık olması için fatura yeniden ekte."

Bir hafta sonra: net bir takip

Yanıt gelmezse yine nazik ama daha doğrudan bir mesaj yazın. Faturayı, tutarı, asıl vade tarihini ve kaç gün gecikmiş olduğunu belirtin. Belirli bir eylem ve tarih isteyin: "Ödemenin ne zaman yapılacağını ya da onu geciktiren bir şey olup olmadığını lütfen Cuma gününe kadar bana bildirin."

İki üç hafta sonra: kararlı bir bildirim

Tonu değiştirin, nezaketi değil. Bunun ikinci ya da üçüncü hatırlatma olduğunu açıkça söyleyin. Sonra ne yapacağınızı belirtin: sonraki işi durdurmak, sözleşmenizin izin verdiği gecikme zammını eklemek veya resmi ihtar göndermek. "28 Kasım'a kadar ödemeyi almazsak mevcut projedeki çalışmayı durdurmak zorunda kalacağız."

Bundan sonra: resmi ihtar

Faturayı kesinlikle aldığı belli olan bir müşteri hâlâ ödemiyorsa sıradaki adım resmi bir ihtar mektubudur. Mektup olguları, tutarı, son tarihi ve sonuçları yazılı olarak yeniden ortaya koyar. Ödenmemiş fatura için ihtar mektubumuz dikkatli bir başlangıç noktasıdır. Bir tane göndermeden veya tahsilat ya da hukuki yola başvurmayı düşünmeden önce bulunduğunuz yerde neyin geçerli olduğunu kontrol edin ve bir uzmana danışmayı düşünün. Faiz, ücret ve bildirimlerle ilgili kurallar çok farklılık gösterir.

Her hatırlatmada bulunması gerekenler

Hangi aşamada olursa olsun aynı bilgileri ekleyin; böylece okuyan hiçbir şeye bakmadan harekete geçebilir:

1. Fatura numarası ve tarihi.
2. Tutar ve para birimi.
3. Asıl vade tarihi.
4. Nasıl ödeneceği, kullanılacak açıklamayla birlikte.
5. Fatura yeniden ekte. Onları faturayı aramak zorunda bırakmayın.
6. Tek ve net bir rica, bir tarihle.
7. Bir sorun olursa size ulaşmanın yolu.

Kısa tutun. Kaydırmak gerektiren bir hatırlatma sonuna kadar okunmaz.

Ton: kararlı olmak kaba olmak değildir

Aynı anda hem kibar hem net olabilirsiniz. Bazı ilkeler:

• Önce iyi niyet varsayın. Gecikmelerin çoğunun masum nedenleri vardır ve suçlayıcı bir ton insanları savunmaya geçirir.
• Duygusal değil, somut olun. "Fatura 12 gün gecikti" ifadesi, "çok hayal kırıklığına uğradım" ifadesinden iyidir.
• Yapmayacağınız şeyle tehdit etmeyin. Çalışmayı durduracağınızı söylüyorsanız bunu yapmaya hazır olun.
• Her mesajı olgularla sınırlı tutun. Bu e-postalara sonradan ihtiyacınız olabilir. Her birini üçüncü bir kişi okuyacakmış gibi yazın.
• Ödediklerinde teşekkür edin. Hiçbir şeye mal olmaz ve ilişkiyi sağlam tutar.

Telefon da var

E-posta iyi bir kayıttır, ancak kısa bir telefon görüşmesi ya da mesaj, özellikle sorun niyetten çok süreçle ilgiliyse, bir ödemeyi dakikalar içinde çözebilir. İkinci hatırlatmadan sonra aramayı düşünün ve ardından bir özetle e-posta gönderin: "Görüşme için teşekkürler. Konuştuğumuz gibi 1042 numaralı faturanın ödemesi 21 Kasım'da yapılacak."

Müşteri henüz ödeyemeyeceğini söylerse

Bazen yanıt dürüsttür: nakit sıkışıktır. Seçenekleriniz var ve faturanın yaşlanmasına izin vermektense birini seçmek daha iyidir:

• Yazılı, yeni bir tarihli kısa bir uzatma.
• Tutarları ve tarihleri olan, yazılı olarak onaylanmış bir ödeme planı.
• Şimdi kısmi ödeme, gerisi sonra.

Ne üzerinde anlaşırsanız anlaşın bunu bir e-postaya yazın ve onaylamasını isteyin. Belirsiz bir söz kimseye yarar sağlamaz. Bir plan sunarsanız ilk tarih kaçırılırsa ne yapacağınızı düşünün.

Hatırlatmaları yazmak için yapay zekayı kullanmak

nerix bunları sizin için yazabilir. Sohbet bölümünde bir e-posta yazmasını isteyin, ona fatura numarasını, tutarı, vade tarihini ve ne kadar geciktiğini söyleyin ve hangi tonu istediğinizi belirtin. Taslağı yazar; bir ad ya da tutar gibi bilemeyeceği şeyler sizin doldurmanız için boş kalır. Sonra tek tıkla daha kısa, daha sıcak veya daha kararlı hâle getirebilir, kopyalayabilir veya göndermek için e-posta uygulamanızda açabilirsiniz.

İki dürüst sınır. nerix bir muhasebe ya da fatura sistemi değildir; siz söylemedikçe hangi faturalarınızın gecikmiş olduğunu bilmez ve bunları sizin yerinize belirli bir takvimle takip etmez. Bu takibi muhasebe aracınızda ya da basit bir listede tutun. Ayrıca avukat da değildir: herhangi bir ihtar mektubundan veya tahsilat adımından önce bulunduğunuz yerde kuralların ne olduğunu kontrol edin.

Kısaca

Net koşullar belirleyin. Faturaları vakit kaybetmeden ve doğru kişiye gönderin. Düzenli bir diziyi izleyin: dostane uyarı, sade hatırlatma, net takip, kararlı bildirim, ardından resmi ihtar. Her mesajı kısa, somut ve nazik tutun, faturayı yeniden ekleyin. Müşterilerin çoğu, ödemek kolay olduğunda ve takip edeceğiniz belli olduğunda öder.