Maksumuistutus sähköpostilla, joka saa laskun maksetuksi

Rahan periminen on kiusallista, ja useimmat lykkäävät sitä. Viivytyksellä on todellinen hinta: mitä kauemmin lasku on maksamatta, sitä epätodennäköisemmin se maksetaan lainkaan ja sitä enemmän se haittaa kassavirtaasi. Hyvä uutinen on, että useimmat myöhästymiset eivät ole vihamielisiä. Ihmiset unohtavat, lasku menee väärälle henkilölle tai hyväksyntä on jumissa. Rauhallinen ja selkeä muistutus ajoissa hoitaa suurimman osan niistä.

Tässä on sarja maksumuistutussähköposteja, mitä kussakin kannattaa sanoa, malli jokaiseen vaiheeseen ja milloin on aika lopettaa kohteliaisuus ja siirtyä viralliseen sävyyn.

Aloita ennen kuin ongelmaa on

Paras muistutus on se, jota ei tarvitse lähettää. Suurin osa siitä, mikä saa laskut maksettua ajallaan, tapahtuu ennen myöhästymistä:

• Sovi ehdoista kirjallisesti. Eräpäivä, summa ja maksutapa kuuluvat hintatarjoukseen tai sopimukseen, ja ne toistetaan laskulla.
• Laskuta heti. Kuukauden päästä työstä lähetetty lasku saapuu, kun asiakas on jo lakannut ajattelemasta asiaa.
• Tee maksamisesta helppoa. Laita pankkitiedot tai maksulinkki näkyvälle paikalle. Ilmoita laskun numero, jota käytetään viitteenä.
• Lähetä oikealle henkilölle. Kysy, kuka hyväksyy ja maksaa laskut, ja osoita lasku hänelle eikä vain sille, jonka kanssa teet töitä.
• Toimi johdonmukaisesti. Jos muistutat joitakin asiakkaita mutta et toisia, he huomaavat sen.

Ilmainen laskupohjamme kattaa olennaisen, ja maksumuistutuksen mallipohja on valmiina seuraavaa vaihetta varten.

Toimiva sarja

Valitse rytmi, kirjoita se muistiin ja noudata sitä kaikkien kohdalla. Tässä järkevä esimerkki. Muuta päivät omien ehtojesi mukaan.

Ennen eräpäivää: ystävällinen muistutus (valinnainen)

Kolmesta viiteen päivää ennen eräpäivää lyhyt viesti: "Muistutuksena, että lasku 1042, 1 200 EUR, erääntyy 14. marraskuuta. Pankkitiedot ovat laskulla. Kerro, jos tarvitset meiltä jotain." Kaikki eivät tee näin. Siitä on eniten hyötyä uusien asiakkaiden ja suurten laskujen kohdalla.

Eräpäivää seuraavana päivänä: selkeä muistutus

Eräpäivää seuraavana päivänä lähetä lyhyt, neutraali viesti. Oleta, että kyse on huolimattomuudesta. "Kirjanpitomme mukaan lasku 1042 erääntyi eilen eikä ole vielä maksettu. Viesti on voinut ristetä maksunne kanssa. Jos näin on, kiitos, ja jättäkää tämä huomiotta. Lasku on liitteenä uudelleen helpottamaan asiaa."

Viikon kuluttua: selkeä seurantaviesti

Jos vastausta ei tule, kirjoita uudelleen, edelleen kohteliaasti mutta suoremmin. Mainitse lasku, summa, alkuperäinen eräpäivä ja kuinka monta päivää se on myöhässä. Pyydä tiettyä toimenpidettä ja päivämäärää: "Kertokaa perjantaihin mennessä, milloin maksu tehdään, tai jos jokin viivästyttää sitä."

Kahden tai kolmen viikon kuluttua: painokas ilmoitus

Vaihda sävyä, älä käytöstapoja. Sano selvästi, että tämä on toinen tai kolmas muistutus. Kerro, mitä teet seuraavaksi: keskeytät lisätyöt, lisäät sopimuksenne salliman viivästysmaksun tai lähetät virallisen maksuvaatimuksen. "Jos emme ole saaneet maksua 28. marraskuuta mennessä, joudumme keskeyttämään työn meneillään olevassa projektissa."

Sen jälkeen: virallinen maksuvaatimus

Jos asiakas, joka on selvästi saanut laskun, ei vieläkään maksa, seuraava askel on virallinen maksuvaatimuskirje. Se toistaa kirjallisesti tosiasiat, summan, määräajan ja seuraukset. Maksuvaatimus maksamattomasta laskusta on varovainen lähtökohta. Ennen kuin lähetät sellaisen tai harkitset perintää tai oikeustoimia, selvitä, mitä sinun maassasi sovelletaan, ja harkitse ammattilaisen kysymistä. Säännöt koroista, kuluista ja ilmoituksista vaihtelevat paljon.

Mitä jokaisessa muistutuksessa pitää olla

Vaiheesta riippumatta ota mukaan samat tiedot, jotta lukija voi toimia ilman etsimistä:

1. Laskun numero ja päivämäärä.
2. Summa ja valuutta.
3. Alkuperäinen eräpäivä.
4. Maksutapa ja käytettävä viite.
5. Lasku liitteenä uudelleen. Älä pakota heitä etsimään sitä.
6. Yksi selkeä pyyntö päivämäärineen.
7. Tapa tavoittaa sinut, jos ongelmia ilmenee.

Pidä viesti lyhyenä. Muistutusta, jota pitää vierittää, ei lueta loppuun.

Sävy: napakka ei ole epäkohtelias

Voit olla ystävällinen ja selkeä samaan aikaan. Muutama periaate:

• Oleta aluksi hyvä tahto. Useimmilla viivästyksillä on viattomat syyt, ja syyttävä sävy saa ihmiset puolustuskannalle.
• Ole täsmällinen, älä tunteellinen. "Lasku on 12 päivää myöhässä" on parempi kuin "olen hyvin pettynyt".
• Älä uhkaa sillä, mitä et aio tehdä. Jos sanot keskeyttäväsi työn, ole valmis tekemään niin.
• Pidä jokainen viesti asiassa. Saatat tarvita näitä sähköposteja myöhemmin. Kirjoita jokainen niin kuin sen lukisi ulkopuolinen.
• Kiitä, kun he maksavat. Se ei maksa mitään ja pitää suhteen ehjänä.

Myös puhelimitse

Sähköposti on hyvä tallenne, mutta lyhyt puhelu tai viesti voi saada maksun liikkeelle minuuteissa, etenkin kun ongelma on prosessi eikä tahto. Toisen muistutuksen jälkeen harkitse soittamista ja lähetä perään sähköpostitse yhteenveto: "Kiitos puhelusta. Kuten sovimme, laskun 1042 maksu tehdään 21. marraskuuta."

Kun asiakas sanoo, ettei pysty vielä maksamaan

Joskus vastaus on rehellinen: rahaa ei ole. Sinulla on vaihtoehtoja, ja on parempi valita yksi kuin antaa laskun vanheta:

• Lyhyt lisäaika kirjallisesti uudella päivämäärällä.
• Maksusuunnitelma, jossa on summat ja päivämäärät, vahvistettuna kirjallisesti.
• Osamaksu nyt, loput myöhemmin.

Mitä tahansa sovitte, laita se sähköpostiin ja pyydä vahvistus. Epämääräinen lupaus ei hyödytä ketään. Jos tarjoat maksusuunnitelmaa, mieti, mitä teet, jos ensimmäinen päivä jää väliin.

Tekoäly muistutusten luonnostelussa

nerix voi kirjoittaa nämä puolestasi. Pyydä chatissa kirjoittamaan sähköposti, kerro laskun numero, summa, eräpäivä ja kuinka myöhässä lasku on, ja sano, minkä sävyisen haluat. Se kirjoittaa luonnoksen, ja mitä se ei voi tietää, kuten nimen tai summan, jää tyhjäksi täytettäväksesi. Voit sitten tehdä siitä lyhyemmän, lämpimämmän tai napakamman yhdellä napsautuksella ja kopioida sen tai avata sen sähköpostisovelluksessa lähetettäväksi.

Kaksi rehellistä rajoitusta. nerix ei ole kirjanpito- eikä laskutusjärjestelmä, joten se ei tiedä, mitkä laskusi ovat myöhässä, ellet kerro, eikä se aja muistutuksia perässäsi aikataulun mukaan. Pidä seuranta kirjanpito-ohjelmassasi tai yksinkertaisessa listassa. Eikä se ole juristi: ennen maksuvaatimusta tai perintätoimia selvitä, mitkä säännöt sinun maassasi pätevät.

Lyhyesti

Sovi ehdot selkeästi. Laskuta nopeasti ja oikealle henkilölle. Noudata tasaista sarjaa: ystävällinen muistutus, selkeä muistutus, seurantaviesti, painokas ilmoitus ja sen jälkeen virallinen maksuvaatimus. Pidä jokainen viesti lyhyenä, täsmällisenä ja kohteliaana ja liitä lasku mukaan uudelleen. Useimmat asiakkaat maksavat, kun maksaminen on helppoa ja on selvää, että seuraat asiaa.