Angebot schreiben, das angenommen wird

Ein Angebot ist ein Versprechen über einen Preis. Wenn ein Kunde dazu „Ja“ sagt, haben Sie an vielen Orten den Beginn eines Vertrags. Darum ist ein gutes Angebot klar und kurz, und darum kostet ein schludriges später Geld: Der Kunde erinnert sich an das, was er verstanden hat, und Sie an das, was Sie gemeint haben.

Diese Anleitung behandelt, was in ein Angebot gehört, wie man es formuliert und welche Einzelheiten die Gespräche verhindern, die niemand mag. Eine kostenlose Angebotsvorlage gehört dazu.

Angebot, Kostenvoranschlag, Konzept: wissen, was Sie senden

Die drei Wörter werden durcheinandergebracht, bedeuten aber Verschiedenes, und der Unterschied zählt:

• Ein Angebot ist ein Festpreis für eine festgelegte Liste von Positionen. Nimmt der Kunde an, gilt dieser Preis.
• Ein Kostenvoranschlag ist Ihre beste Schätzung, und die Endkosten können abweichen. Wenn Sie einen Kostenvoranschlag senden, sagen Sie das und sagen Sie, wie stark er abweichen könnte.
• Ein Konzept erklärt das Problem und Ihren Ansatz und nennt dann einen Preis. Es überzeugt ebenso, wie es einen Preis nennt.

Wenn der Kunde zwischen Anbietern nach dem Preis entscheidet, senden Sie ein Angebot. Wenn er davon überzeugt werden soll, dass Sie das Problem verstehen, schreiben Sie ein Konzept und nehmen den Preis darin auf. Was auch immer Sie senden, versehen Sie es oben mit dem richtigen Wort.

Was jedes Angebot enthalten sollte

Stellen Sie sich das Angebot als etwas vor, das ein Fremder in die Hand nehmen und verstehen kann, ohne Sie anzurufen.

1. Wer und wer. Ihr Firmenname und Ihre Kontaktdaten sowie der Name oder die Firma des Kunden. Geben Sie eine Steuer- oder Firmennummer an, wenn das Recht an Ihrem Ort es verlangt.
2. Eine Nummer und ein Datum. Mit einer Angebotsnummer können sich beide Seiten darauf beziehen. Das Datum zeigt, wann es geschrieben wurde.
3. Die Positionen. Eine Zeile für jede Sache, die Sie liefern, in einfachen Worten, mit ihrem Preis. Wenn Mengen eine Rolle spielen, zeigen Sie sie.
4. Die Summe. Klar angegeben, mit Währung und einer Aussage zur Steuer: ob Umsatzsteuer, GST oder Verkaufssteuer enthalten ist oder hinzukommt.
5. Was enthalten ist und was nicht. Diesen Teil überspringen viele und bereuen es später.
6. Wie lange es gültig ist. Nennen Sie ein Enddatum.
7. Zahlungsbedingungen. Eine Anzahlung, Raten oder Zahlung bei Lieferung, und wann eine Rechnung fällig ist.
8. Wie man annimmt. Auf eine E-Mail antworten, unterschreiben und zurücksenden oder bestellen. Machen Sie daraus einen klaren Schritt.

Unsere kostenlose Angebotsvorlage bringt diese Teile mit: beliebig viele Preiszeilen, bei denen Steuer und Summe für Sie berechnet werden, was enthalten ist, die Gültigkeit und die Annahme. Sie füllen ein kurzes Formular aus, das Dokument füllt sich selbst, und Sie laden es als Word oder PDF herunter.

Positionen so beschreiben, dass man sie nicht missverstehen kann

Vage Zeilen sind die Quelle von Streit. Vergleichen Sie:

• „Webdesign“: vage. Wie viele Seiten? Wer schreibt die Texte? Wie viele Änderungsrunden?
• „Website mit fünf Seiten (Start, Leistungen, Über uns, Preise, Kontakt), Gestaltung und Aufbau, zwei Änderungsrunden“: klar.

Sie müssen keinen Aufsatz schreiben. Es braucht genug Einzelheiten, damit zwei vernünftige Menschen sich einig sind, was versprochen wurde. Hat eine Position Grenzen, nennen Sie sie: Stunden, Mengen, Termine, Zahl der Überarbeitungen.

Ehrlich und vergleichbar kalkulieren

Preisgestaltung ist zum Teil Strategie und zum Teil Ehrlichkeit. Ein paar Grundsätze bewähren sich:

• Zeigen Sie zuerst die Summe. Kunden suchen sie. Lassen Sie sie nicht Zeilen zusammenrechnen.
• Verstecken Sie keine Kosten. Lieferung, Installation, Einrichtung und andere Gebühren gehören auf die Seite. Überraschungen nach der Annahme schaden dem Vertrauen mehr als ein höherer ehrlicher Preis.
• Sagen Sie, was optional ist. Ist etwas ein Extra, kennzeichnen Sie es mit eigenem Preis, damit der Kunde wählen kann.
• Bleiben Sie konsequent. Derselbe Auftrag für einen ähnlichen Kunden sollte keinen stark abweichenden Preis haben, solange sich nicht wirklich etwas unterscheidet.

Wenn Sie nicht sicher sind, was Sie verlangen sollen, ermitteln Sie Ihre Kosten, den Zeitaufwand und das, was Sie verdienen müssen, und prüfen Sie dann den Markt. Gehen Sie nicht vom niedrigsten Preis aus, den der Kunde Ihrer Meinung nach akzeptiert. Ein zu niedriger Preis lässt sich schwer erhöhen und zieht Kunden an, die über alles verhandeln.

Steuer, Währung und Rundung

Drei Kleinigkeiten, die erstaunlich viele Probleme verursachen:

• Steuer. Geben Sie an, ob die Preise Steuer enthalten. Müssen Sie sie berechnen, weisen Sie sie getrennt aus. Die Steuerregeln unterscheiden sich je nach Land, prüfen Sie also, was für Sie gilt.
• Währung. Nennen Sie sie, besonders bei grenzüberschreitender Arbeit. „1.200“ bedeutet ohne Währung nichts.
• Rechnen. Prüfen Sie es zweimal. Eine falsche Summe im Angebot ist unangenehm zu korrigieren und kann Sie an den niedrigeren Betrag binden.

Gültigkeit: dem Preis eine Frist geben

Ein Preis, der nie verfällt, ist ein Risiko. Kosten ändern sich, Ihr Terminplan füllt sich, und ein Angebot vom letzten Frühjahr kann Monate später zurückkommen. Schreiben Sie ein Enddatum: „gültig bis 30. November 2026“. Vierzehn bis dreißig Tage sind üblich, die richtige Dauer hängt aber davon ab, wie schnell sich Ihre Kosten bewegen.

Eine Frist hilft auch dem Kunden. Sie gibt ihm einen Grund zu entscheiden, statt die Nachricht auf den Boden des Posteingangs sinken zu lassen.

Das Jasagen leicht machen

Sagen Sie dem Kunden genau, was er tun soll. „Zur Annahme antworten Sie auf diese E-Mail mit ‚Angenommen‘ oder unterschreiben Sie unten und senden Sie das Dokument zurück. Wir bestätigen Ihnen dann den Starttermin.“ Brauchen Sie eine Anzahlung, sagen Sie, wie hoch sie ist und wie man sie zahlt. Wollen Sie eine Unterschrift, machen Sie klar, wo.

Bewahren Sie nach der Annahme den Beleg auf. Speichern Sie das angenommene Angebot zusammen mit der Antwort, die es angenommen hat. Stellen Sie später eine Rechnung, verwenden Sie dieselben Positionsnamen und Preise, damit beide Dokumente übereinstimmen. Unsere Rechnungsvorlage passt gut zum nächsten Schritt, und die Vorlage für ein Verkaufsangebot passt, wenn Sie Waren statt Dienstleistungen verkaufen.

Häufige Fehler

• Kein Enddatum. Der Preis gilt ewig.
• Fehlende Ausschlüsse. Der Kunde nimmt an, alles sei enthalten.
• Kostenvoranschlag und Angebot vermischt. Der Kunde hört „fest“, Sie meinten „ungefähr“.
• Verschiedene Namen für dieselbe Sache. Positionen in Angebot, Rechnung und E-Mails sollten übereinstimmen.
• Abschicken, ohne zu lesen. Ein falsches Datum, ein falscher Name oder eine falsche Summe ist der am leichtesten vermeidbare Fehler im Geschäft.
• Schweigen danach. Wenn Sie nach ein paar Tagen nichts gehört haben, haken Sie einmal höflich nach, bevor die Gültigkeit endet.

KI für den ersten Entwurf nutzen

Wenn Sie nicht mit einem Formular beginnen möchten, bitten Sie nerix im Chat, ein Angebot zu schreiben, und sagen Sie, was Sie verkaufen, zu welchem Preis und wie der Kunde annimmt. Es entwirft das Angebot, öffnet es in einem Dokument neben dem Chat und behält jede Version, damit Sie zurückgehen können. Sie können es kürzer, bestimmter oder einfacher verlangen. Es lässt sich außerdem aus dem Dokument als PDF oder Word-Datei per E-Mail senden oder zum Unterschreiben schicken.

Was es nicht kann, ist, Ihre Kosten, Ihre steuerlichen Pflichten oder das am Telefon Vereinbarte zu kennen. Prüfen Sie jede Zahl und jede Position selbst, bevor es hinausgeht. Ein Entwurf, der Ihnen zehn Minuten spart, ist keine falsche Summe wert.

Die Kurzfassung

Nennen Sie, wer, was, wie viel, was enthalten ist und was nicht, bis wann und wie man annimmt. Halten Sie die Sprache einfach. Prüfen Sie die Rechnung. Ein Angebot, das leicht zu verstehen ist, ist leicht anzunehmen und leicht durchzusetzen, falls es je dazu kommt.