Sådan skriver du et tilbud, som kunden siger ja til

Et tilbud er et løfte om en pris. Når en kunde siger "ja" til det, har du mange steder begyndelsen på en aftale. Derfor er et godt tilbud klart og kort, og derfor koster et sjusket tilbud penge senere: kunden husker, hvad vedkommende forstod, og du husker, hvad du mente.

Denne guide gennemgår, hvad et tilbud skal indeholde, hvordan du formulerer det, og de detaljer, der forhindrer de samtaler, ingen kan lide, og en gratis tilbudsskabelon følger med.

Tilbud, overslag, forslag: vid hvilket du sender

De tre ord bliver blandet sammen, men de betyder forskellige ting, og forskellen har betydning:

• Et tilbud er en fast pris for en defineret liste af poster. Hvis kunden accepterer, er det prisen.
• Et overslag er dit bedste bud, og den endelige pris kan afvige. Sender du et overslag, så skriv det, og skriv hvor meget det kan ændre sig.
• Et forslag forklarer problemet og din fremgangsmåde og giver derefter en pris. Det overbeviser lige så meget, som det prissætter.

Hvis kunden skal vælge mellem leverandører på pris, så send et tilbud. Hvis kunden skal overbevises om, at du forstår problemet, så skriv et forslag og tag prisen med i det. Uanset hvad du sender, så mærk det med det rigtige ord øverst.

Hvad ethvert tilbud skal indeholde

Tænk på tilbuddet som noget, en fremmed kunne tage op og forstå uden at ringe til dig.

1. Hvem og hvem. Din virksomheds navn og kontaktoplysninger og kundens navn eller firma. Tilføj et skatte- eller virksomhedsnummer, hvis loven, hvor du er, kræver det.
2. Et nummer og en dato. Et tilbudsnummer gør, at begge parter kan henvise til det. Datoen viser, hvornår det blev skrevet.
3. Posterne. Én linje for hver ting, du leverer, i et almindeligt sprog, med dens pris. Hvis antal betyder noget, så vis dem.
4. Totalen. Tydeligt angivet, med valutaen og en oplysning om moms eller afgifter: om moms, GST eller salgsafgift er med, eller bliver lagt til.
5. Hvad der er med, og hvad der ikke er. Det er den del, folk springer over og senere fortryder.
6. Hvor længe det gælder. Angiv en slutdato.
7. Betalingsbetingelser. Et depositum, etaper eller betaling ved levering, og hvornår en faktura forfalder.
8. Hvordan man accepterer. Svar på en e-mail, underskriv og send tilbage, eller afgiv en ordre. Gør det til ét tydeligt skridt.

Vores gratis tilbudsskabelon har disse dele klar: så mange prissatte linjer, som du har brug for, med moms og total regnet ud for dig, hvad der er med, gyldighed og hvordan man accepterer. Du udfylder en kort formular, dokumentet udfylder sig selv, og du henter det som Word eller PDF.

Beskriv posterne, så de ikke kan misforstås

Upræcise linjer er der, hvor tvister kommer fra. Sammenlign:

• "Hjemmesidedesign": upræcist. Hvor mange sider? Hvem skriver teksten? Hvor mange rettelsesrunder?
• "Hjemmeside på fem sider (forside, ydelser, om os, priser, kontakt), design og opbygning, to rettelsesrunder": klart.

Du behøver ikke skrive et stykke. Du skal have detaljer nok til, at to fornuftige mennesker ville blive enige om, hvad der blev lovet. Har en post grænser, så angiv dem: timer, mængder, datoer, antal rettelser.

Prissæt ærligt og så det er let at sammenligne

Prissætning er dels strategi og dels ærlighed. Nogle principper holder:

• Vis totalen først. Kunder leder efter den. Lad dem ikke lægge linjer sammen.
• Skjul ikke omkostninger. Levering, installation, opsætning og andre gebyrer skal stå på siden. Overraskelser efter accept skader tilliden mere end en højere, ærlig pris.
• Sig, hvad der er valgfrit. Hvis noget er et tillæg, så markér det som det, med sin egen pris, så kunden kan vælge.
• Vær konsekvent. Det samme arbejde for en lignende kunde bør ikke få en vildt anderledes pris, medmindre noget faktisk er anderledes.

Er du i tvivl om, hvad du skal tage, så regn dine omkostninger ud, den tid, der går, og hvad du har brug for at tjene, og tjek derefter markedet. Start ikke ved den laveste pris, du tror, de vil acceptere. En pris, der er for lav, er svær at hæve og tiltrækker kunder, der forhandler om alt.

Moms, valuta og afrunding

Tre små ting, der giver overraskende mange problemer:

• Moms. Angiv, om priserne er inklusive moms. Skal du opkræve den, så vis den særskilt. Reglerne er forskellige fra land til land, så tjek, hvad der gælder for dig.
• Valuta. Navngiv den, især når du arbejder på tværs af grænser. "1.200" betyder intet uden en valuta.
• Regnestykket. Tjek det to gange. En forkert total på et tilbud er pinlig at rette og kan binde dig til det laveste tal.

Gyldighed: giv prisen en frist

En pris, der aldrig udløber, er en risiko. Omkostninger ændrer sig, din kalender fyldes, og et tilbud fra sidste forår kan komme tilbage måneder senere. Skriv en slutdato: "gyldigt til 30. november 2026". Fjorten til tredive dage er almindeligt, men den rette periode afhænger af, hvor hurtigt dine omkostninger flytter sig.

En frist hjælper også kunden. Den giver et motiv til at beslutte sig, i stedet for at lade beskeden synke til bunden af indbakken.

Gør det let at sige ja

Fortæl kunden præcis, hvad vedkommende skal gøre. "For at acceptere skal du svare på denne e-mail med 'Accepteret' eller underskrive nedenfor og sende det tilbage. Vi bekræfter derefter startdatoen." Hvis du har brug for et depositum, så skriv hvor meget og hvordan det betales. Vil du have en underskrift, så gør det tydeligt, hvor.

Efter accepten skal du gemme dokumentationen. Gem det accepterede tilbud sammen med det svar, der accepterede det. Hvis du senere udsteder en faktura, så brug de samme postnavne og priser, så de to dokumenter passer sammen. Vores fakturaskabelon er en god makker til næste skridt, og skabelonen til et salgstilbud passer, når du sælger varer frem for ydelser.

Almindelige fejl

• Ingen slutdato. Prisen lever for evigt.
• Manglende undtagelser. Kunden går ud fra, at alt er med.
• Overslag og tilbud blandet sammen. Kunden hører "fast", du mente "cirka".
• Forskellige navne for det samme. Poster på tilbuddet, fakturaen og i dine e-mails skal passe sammen.
• Sendt uden at være læst igennem. En forkert dato, et forkert navn eller en forkert total er den mest undgåelige fejl i erhvervslivet.
• Tavshed bagefter. Hvis du ikke har hørt noget efter nogle dage, så følg op én gang, høfligt, før gyldighedsdatoen.

Brug AI til det første udkast

Vil du helst ikke starte fra en formular, så bed nerix i chatten om at skrive et tilbud, og fortæl, hvad du sælger, prisen, og hvordan kunden accepterer. Den skriver et udkast til tilbuddet, åbner det i et dokument ved siden af chatten og gemmer hver version, så du kan gå tilbage, og du kan bede om det kortere, mere bestemt eller mere enkelt. Det kan også sendes som PDF eller Word-fil på e-mail fra dokumentet eller sendes til underskrift.

Det, den ikke kan, er at kende dine omkostninger, dine skattepligter eller det, I aftalte i telefonen. Tjek hvert tal og hver post selv, før det går ud. Et udkast, der sparer dig ti minutter, er ikke værd at få en forkert total for.

Kort sagt

Skriv hvem, hvad, hvor meget, hvad der er med og ikke er med, til hvornår, og hvordan man accepterer. Hold sproget enkelt. Tjek regnestykket. Et tilbud, der er let at forstå, er let at acceptere og let at gøre gældende, hvis det en dag kommer så vidt.